Índice
1.-CONTROL Y PLANEACIÓN FINANCIERO... 1
1.1 GENERALIDADES... 1
1.2. CONTROL FINANCIERO: ...1
1.3 HERRAMIENTAS Y TIPOS DE CONTROL FINANCIERO...3
1.4 TIPOS DE CONTROL FINANCIERO... 4
2 PLANECIÓN FINANCIERA.... 5
2.1 PUNTO DE EQUILIBRIO... 5
2.2 PLANEACIÓN DE UTILIDADES.... 7
2.3 APALACAMIENTO Y RIESGO DE OPERACIÓN... 8
2.4 APALANCAMIENTO Y RIESGO FINANCIERO.... 10
2.5 PRONOSTICO FINANCIERO.... 10
2.6 PRONOSTICO DE VENTAS.... 10
3 ESTADO FINANCIERO PRO FORMA.... 11
3.1 ESTADO DE PÉRDIDAS Y GANANCIAS.... 11
3.2 EL BALANCE GENERAL.... 13
3.3 ESTADO DE ORIGEN Y APLICACIÓN DE RECURSOS... 17
4. CONTROL PRESUPUESTA.... 20
4.1 CONCEPTO...20
4.2 TIPOS DE PRESUPUESTOS (NIVELES)...... 23
4.3 PROCEDIMIENTO DEL CONTROL PRESUPUESTAL23
4.4 VARIACIONES Y ANÁLISIS DE VARIACIONES.... 24
4.5 TRATAMIENTO DE LAS VARIACIONES..... 25
5.MÉTODOS VANGUARDISTAS DE CONTROL PRESUPUESTAL “PLANEACIÓN ESTRATÉGICA”....45
5.1 CONCEPTO.....45
5.2 ANÁLISIS DEL AMBIENTE INTERNO Y EXTERNO.... 45
5.3 PLANEACIÓN Y ACCIONES A SEGUIR.... 45
5.4 CONTROL Y SEGUIMIENTO.... 45
5.5REPLANTAMIENTO DE OBJETIVOS Y ACCIONES.....46
1.-CONTROL Y PLANEACIÓN FINANCIERO... 1
1.1 GENERALIDADES... 1
1.2. CONTROL FINANCIERO: ...1
1.3 HERRAMIENTAS Y TIPOS DE CONTROL FINANCIERO...3
1.4 TIPOS DE CONTROL FINANCIERO... 4
2 PLANECIÓN FINANCIERA.... 5
2.1 PUNTO DE EQUILIBRIO... 5
2.2 PLANEACIÓN DE UTILIDADES.... 7
2.3 APALACAMIENTO Y RIESGO DE OPERACIÓN... 8
2.4 APALANCAMIENTO Y RIESGO FINANCIERO.... 10
2.5 PRONOSTICO FINANCIERO.... 10
2.6 PRONOSTICO DE VENTAS.... 10
3 ESTADO FINANCIERO PRO FORMA.... 11
3.1 ESTADO DE PÉRDIDAS Y GANANCIAS.... 11
3.2 EL BALANCE GENERAL.... 13
3.3 ESTADO DE ORIGEN Y APLICACIÓN DE RECURSOS... 17
4. CONTROL PRESUPUESTA.... 20
4.1 CONCEPTO...20
4.2 TIPOS DE PRESUPUESTOS (NIVELES)...... 23
4.3 PROCEDIMIENTO DEL CONTROL PRESUPUESTAL23
4.4 VARIACIONES Y ANÁLISIS DE VARIACIONES.... 24
4.5 TRATAMIENTO DE LAS VARIACIONES..... 25
5.MÉTODOS VANGUARDISTAS DE CONTROL PRESUPUESTAL “PLANEACIÓN ESTRATÉGICA”....45
5.1 CONCEPTO.....45
5.2 ANÁLISIS DEL AMBIENTE INTERNO Y EXTERNO.... 45
5.3 PLANEACIÓN Y ACCIONES A SEGUIR.... 45
5.4 CONTROL Y SEGUIMIENTO.... 45
5.5REPLANTAMIENTO DE OBJETIVOS Y ACCIONES.....46
5.6 EL PROCESO DE PLANEACION ESTRATEGICA EN LAS EMPRESAS....47
1.-CONTROL Y PLANEACIÓN FINANCIERO
1.1 GENERALIDADES
Por control financiero se entiende como el estudio y análisis de los resultados reales de una empresa comparados con los objetivos de los planes y programas a corto, mediano y largo plazo.
Proceso administrativo: Conjunto de fases sucesivas por medio de las cuales se ejecuta la administración.
FASE MECÁNICA
-Previsión: Objetivo
-Planeación: Planes, Programas, Políticas Y Presupuesto.
-Organización: Distribuimos funciones, departamentos, organigrama
FASE DINÁMICA:
-Integración: Recursos, material, tecnológicos, humanos, financieros, etc.
-Dirección: Coordinar los esfuerzos de acuerdo a lo planeado.
-Control: Evaluar lo resultados, objetivos no “por que cambiar”, Si “Como cambiar”
1.2. CONTROL FINANCIERO:
La plantación financiera es la proyección de las ventas, el ingreso y los activos tomando como base estrategias alternativas de producción y mercadotecnia, así como la determinación de los recursos que se necesitan para lograr estas proyecciones.
El control financiero es la fase de ejecución en la cual se implanta lo planes financieros, el control trata del proceso de retro alimentación y ajuste que se requiere para garantizar que se sigan lo planes y para modificar los planes existentes debido a planes imprevistos ejemplo (crisis económica actual).
FUNCIONES DEL ADMINISTRADOR FINACIERO
Con la meta de alcanzar los objetivos, el administrador financiero se ve envuelto en tres funciones principalmente:
1.-Inversiones de fondos: Colocarlos al mejor rendimiento y menor riesgo.
2.- Consecución de fondos: Conseguirlos en la mejor taza o al mejor costo.
3.-Administración de fondos: Mediante la administración de los presupuestos.
INVERSIÓN DE FONDOS
Cuando tenemos periodos de flujos de dinero positivos en la empresa, y estos no se requieren para el desarrollo de las actividades de la misma, el administrador financiero se deberá abocar a la inversión de los fondos. Esto, en función de:
Estados financieros
-Consecuencias (-)= análisis = (+) sobra = invertir = riesgo? bolsa
fondo
= tasa de rendimiento
= Experiencia
A) Sub adverción al riesgo
B) A la tasa máxima de rendimiento en el mercado que debe buscar
C) A su experiencia
El análisis de preparación de pronósticos financieros inicia con las proyecciones de ingresos de ventas y costos de producción, un presupuesto es un plan que establece los gastos proyectados y explica de donde se obtendrán, así el presupuesto de producción presenta un análisis de tallado de las inversiones que requerirá en materiales, mano de obra y equipo para dar apoyo al nivel de ventas pronosticado.
Objetivo El alumno analizara y comprenderá el proceso de planeación y el control financiero
Invertirlo
Estado financiero analizar sobra
Faltante
Financiamiento
Presupuesto de ventas Precio unitario x unidades (pre ) vendidas $200 x 1000 unidades a $2000.00
Demanda AP VD
V P AD
Costo total=3 +6=9
Promedio
Directas
Indirectas
Presupuesto de gastos: Gastos programados x monto =JIT
Caja
Presupuesto de efectivo política criterio: entre mayor menor
Bancos 2
Durante el proceso de planeación se combinan los niveles proyectados de cada uno de los diferentes presupuestos operativos y con estos datos los flujos de efectivo de la empresa quedarán incluidos en el presupuesto de efectivo.
Después de ser identificados los costos e ingresos se desarrolló el estado de resultados y el balance general proforma para la empresa, los cuales se comparan con los estados financieros reales, ayudando a señalar y explicar las razones para las desviaciones, corregir los problemas operativos y ajustar las proyecciones para el resto del periodo presupuestal.
1.3 HERRAMIENTAS Y TIPOS DE CONTROL FINANCIERO
Para poder llevar un adecuado control financiero es necesario tener un buen control de las operaciones financieras de una empresa, es decir un control exacto de las entradas y salidas de recursos, producto de las actividades diarias.
Entre las diferentes herramientas que existen para controlar la entrada, salida y manejo de los recursos, existen las siguientes:
Conciliación bancaria: está basada en la comparación entre el estado de cuenta bancario y los registros realizados en los libros contables.
Conciliación de caja: es la comparación de los registros realizados en libros contables y los documentos realizados por el personal encargado de este rubro.
Políticas financieras
Una política financiera no es un documento legal. Es un acuerdo basado en los principios o
Directrices de un área de actividad clave de una organización. Una política expresa cómo va
La organización sobre su trabajo y cómo lo dirige. Los procedimientos son los pasos para
Llevar a cabo una política.
Las buenas políticas expresan un modo justo y sensible de tratar los asuntos. Mientras que
Sea posible, ninguna organización debería cambiar sus políticas a menudo. La intención es
Guiar el trabajo de una organización durante un tiempo razonable. Una vez que la política se
Convierte en práctica organizacional y ha sido aprobada por la junta directiva o por la
Estructura del gobierno, está uniendo a todo el mundo de la organización.
Una buena política financiera:
Es justa.
Reúne los requisitos legales.
Es completa: cubre todas las situaciones probables.
Es realista y puede ponerse en práctica.
1.4 TIPOS DE CONTROL FINANCIERO
Etapas del control financiero
Para tener un control financiero adecuado en la empresa relacionado con las finanzas se tienen las siguientes etapas.
Definir resultados futuros: en esta parte los directivos de la empresa establecen una serie de parámetros a los que se quiere llegar, para ella ya hizo análisis financiero y conocía la situación de la empresa, por ejemplo mayor rentabilidad, de la inversión, incrementar el margen neto de la utilidad, disminuir el grado de endeudamiento, bajar el apalancamiento etc.
Determinar objetivos futuros: en esta etapa del control la empresa planea los aspectos que le puedan suceder en el futuro.
Para ello hace uso del análisis factorial, con esta tiene mayor control de las condiciones externas y así evitar problemas de abasto, producción, comercialización y cobranzas.
Determinar estándares flexibles: se deben conservar márgenes en los estándares previstos, ya que de no ser así pueden existir problemas en caso de que no se logre la meta planeada.
Determinar flujos de información. En la etapa de control deben existir claramente los canales de información de tal manera que los alcances no logrados sean informados directamente, a su vez las correcciones de las posibles desviaciones deben ser informadas de manera directa a los responsables de área.
Acción correctiva: es la ultima etapa de control financiero, cuando ya se esta seguro que la problemática de la empresa puede ser solucionada con las correctivas aplicadas en este aspecto se deben tomar en cuenta que es irreversible una decisión correctiva, ya que todos los demás parámetros se sujetaran a el.
Control financiero inmediato o direccional: es aquel en el que se conoce casi con certeza segura lo que va a ocurrir en un periodo determinado, por lo que su acción correctiva es fácil de hacer, inclusive antes de que se concluya el tiempo establecido. ejemplo: una empresa que produce paraguas ya sabe que en primavera no va a vender su producto, por lo que puede dedicar su maquinaria a elaborar otros productos o a incrementar su inventario para cuando llegue la temporada de lluvias, de ahí se esta empleando el control inmediato o direccional
Control financiero selectivo: es aquel que se determina con anterioridad de tal manera que se detecta si se cumplen los procesos previstos o se buscan alternativas para continuar con el honor. ejemplo: una empresa que utiliza mucho petróleo para su proceso productivo. se prepara porque sabe que seguramente el precio va a subir varias veces en el año. en ese caso esta haciendo control financiero selectivo.
Control financiero o posterior: es aquel que se realiza cuando se miden los resultados una vez concluidas las operaciones, es decir se compara lo realizado con lo planeado.
Lo anterior es el control mas común para las empresas ya que hasta que se termina un proceso es cuando se compara con lo que se tenia planeado.
Registro de libros
Una de las bases para obtener un buen control financiero es la creación de un buen sistema contable, ya que este es una herramienta central en el control financiero.
Las actividades contables pueden realizarse:
Diariamente.
Mensualmente.
Anualmente.
El sistema contable es una fuente de información para proporcionar una adecuada administración y dirección, y aunque no es trabajo del contador trazar las actividades financieras, para mantener el control financiero y ser responsable de las finanzas de la organización, debe saber en lo que está involucrado
http://www.civicus.org/
http://www.wikipedia.com/
http://www.monografias.com/
2 PLANECIÓN FINANCIERA
2.1 PUNTO DE EQUILIBRIO
Tradicionalmente el punto de equilibrio se maneja en materias de administración de la producción, donde se trata de establecer la producción necesaria para empezar a obtener ganancias, después de haber liquidado costos fijos y variables relacionadas con la organización y la producción.
Lo importante es establecer la metodología y lo criterios que determinen una utilidad para la empresa.
Se debe diferenciar entre costos fijos y variables, los costos fijos no están relacionados con la producción como la renta del local, el predio, etc.; es decir: produzcamos uno, debemos pagarlos, los costos variables están relacionados con la producción, por ejemplo materia prima, mano de obra e insumos.
En algunos casos no es fácil diferenciar si algo entra en costos fijos o variables, por ejemplo la energía eléctrica que alumbra las oficinas y en ocasiones también se considera un insumo para la maquinaria.
Una vez definidos los datos del costo fijo y variable, necesitaremos el precio de una pieza de la producción y el monto total de la misma.
Se debe aclarar que este método se aplica individualmente a cada uno de los productos de la empresa.
Metodología:
Paso 1: Plantear el sistema coordenado. En el eje X se anotarán las piezas y por lo tanto la producción. En el eje Y se encontrarán los ingresos, éstos pueden medirse en pesos, m d p, etc.
Paso 2: Escala: Siempre partiremos de 0 en el origen tanto para las X como para las Y.
Paso 3: Establecer la escala pertinente para el ejemplo o problema específico. Las cantidades deben ser proporcionales (20, 40, 60) y las distancias equidistantes al dibujarse los ejes. e considera un insumo para la maquinaria.
o variables, por ejemplo la energia elos, los costos variables est
Pasó 4: Cuadro de ingresos, producción:
Dibujar con línea no continua
(-------------------)
Lo que llamaremos cuadro de ingresos/producción primero dibujaremos un línea paralela al eje x, ala altura de los ingresos totales y a continuación una línea paralela al eje y ala altura de la producción total planeada.
Paso 5: Dibujar la línea de ingresos.
Parte del origen del sistema coordinado y fínanla en el cruce de los ingresos totales y la producción máxima. Es una línea diagonal por que a una producción de 0 piezas corresponde un ingresó de 0 pesos y para una producción máxima corresponde un ingreso máximo
Paso 6: Dibujar una línea que representa los costos fijos. Siempre será paralela al eje de la x, por que se produzca una o en total de la producción siempre gastaremos el total de los costos fijos. La dibujaremos ala altura que represente los costos fijos en el eje de las “y “
Paso 7: Dibujar la línea de los costos variables, Siempre será inclinada, por que si se produce un articulo los costos variables serán los de un articulo y si se produce el costo total de la producción el costo será de acuerdo al volumen producido. Es muy importante dibujar esta línea apartir de los costos fijos para que automáticamente se sumen los costos y de esta manera obtener los costos totales
Paso 8: encontrar el punto de equilibrio. Se localiza en el cruce de la línea de ingresos y la línea de los costos totales. Deberemos encontrar la referencia a los ejes, es decir las coordenadas del punto equilibrio localizado.
Paso 9. Establecer el riesgo de operación de la empresa. El criterio de punto de equilibrio se plantea como entre menor mejor entre menos producción se necesite para lograr el punto de equilibrio es mejor.
Pasó 10: Conclusiones y recomendaciones: Siempre serán en el sentido de establecer la localización del punto de equilibrio (coordenadas), y el riesgo de operación de la empresa. Las recomendaciones se basaran en el sentido de hacer lo posible para reducir los costos fijos, aun a costa de trasformarlos en costos variables, ya que en la medida en que se reduzcan los costos fijos, el punto de equilibrio se recorrerá hacia el origen reduciendo al mismo tiempo el riesgo de operación de la empresa
Instrucciones: Encontrar el punto de equilibrio del producto PEPSI® de 2 litros con los sig. datos:
Precio por pieza (PP) = $ 12.00
Producción (P) = 200,000 2´400,000 100%
Costo fijo (CF pieza) = $ 1.00 200,000
Costo variable (CV pieza) = $ 8.00 1´600,000
600,000 25%
Es necesario completar los datos como sigue:
Ingresos (I) = (PP) (P) = 2´400,000
Costo fijo total (CFT) = (CF pieza) (P) = 200,000
Costo variable total (CVT) = (CV pieza) (P) = 1´600,000
Costo total = CFT + CVT = 1´800,000
Utilidad (U) = I – CT = 600,000
Conclusiones y recomendaciones: el punto de equilibrio se encuentra aprox. al producir 40,000 piezas que significa un 20% de la producción total, lo que a su vez nos permite concluir que la empresa trabaja sin riesgo de operación.
2.2 Planeación de utilidades
En un modelo de administración que busca determinar las acciones a seguir para lograr un objetivo determinado la obtención de utilidades.
Para lograr este objetivo se debe calcular lo siguiente
Cuanto hay que vender ¿A que costo? ¿A que precio?
40,000 9.00 12.00
Las utilidades se plantean de acuerdo al modelo Costo, Volumen, utilidades.
Por lo tanto es una técnica que utiliza el análisis de los costos de acuerdo a su variabilidad ya al nivel de producción.
Suposiciones básicas para aplicar el modelo de planeación de utilidades
1.-CONTROL Y PLANEACIÓN FINANCIERO
1.1 GENERALIDADES
Por control financiero se entiende como el estudio y análisis de los resultados reales de una empresa comparados con los objetivos de los planes y programas a corto, mediano y largo plazo.
Proceso administrativo: Conjunto de fases sucesivas por medio de las cuales se ejecuta la administración.
FASE MECÁNICA
-Previsión: Objetivo
-Planeación: Planes, Programas, Políticas Y Presupuesto.
-Organización: Distribuimos funciones, departamentos, organigrama
FASE DINÁMICA:
-Integración: Recursos, material, tecnológicos, humanos, financieros, etc.
-Dirección: Coordinar los esfuerzos de acuerdo a lo planeado.
-Control: Evaluar lo resultados, objetivos no “por que cambiar”, Si “Como cambiar”
1.2. CONTROL FINANCIERO:
La plantación financiera es la proyección de las ventas, el ingreso y los activos tomando como base estrategias alternativas de producción y mercadotecnia, así como la determinación de los recursos que se necesitan para lograr estas proyecciones.
El control financiero es la fase de ejecución en la cual se implanta lo planes financieros, el control trata del proceso de retro alimentación y ajuste que se requiere para garantizar que se sigan lo planes y para modificar los planes existentes debido a planes imprevistos ejemplo (crisis económica actual).
FUNCIONES DEL ADMINISTRADOR FINACIERO
Con la meta de alcanzar los objetivos, el administrador financiero se ve envuelto en tres funciones principalmente:
1.-Inversiones de fondos: Colocarlos al mejor rendimiento y menor riesgo.
2.- Consecución de fondos: Conseguirlos en la mejor taza o al mejor costo.
3.-Administración de fondos: Mediante la administración de los presupuestos.
INVERSIÓN DE FONDOS
Cuando tenemos periodos de flujos de dinero positivos en la empresa, y estos no se requieren para el desarrollo de las actividades de la misma, el administrador financiero se deberá abocar a la inversión de los fondos. Esto, en función de:
Estados financieros
-Consecuencias (-)= análisis = (+) sobra = invertir = riesgo? bolsa
fondo
= tasa de rendimiento
= Experiencia
A) Sub adverción al riesgo
B) A la tasa máxima de rendimiento en el mercado que debe buscar
C) A su experiencia
El análisis de preparación de pronósticos financieros inicia con las proyecciones de ingresos de ventas y costos de producción, un presupuesto es un plan que establece los gastos proyectados y explica de donde se obtendrán, así el presupuesto de producción presenta un análisis de tallado de las inversiones que requerirá en materiales, mano de obra y equipo para dar apoyo al nivel de ventas pronosticado.
Objetivo El alumno analizara y comprenderá el proceso de planeación y el control financiero
Invertirlo
Estado financiero analizar sobra
Faltante
Financiamiento
Presupuesto de ventas Precio unitario x unidades (pre ) vendidas $200 x 1000 unidades a $2000.00
Demanda AP VD
V P AD
Costo total=3 +6=9
Promedio
Directas
Indirectas
Presupuesto de gastos: Gastos programados x monto =JIT
Caja
Presupuesto de efectivo política criterio: entre mayor menor
Bancos 2
Durante el proceso de planeación se combinan los niveles proyectados de cada uno de los diferentes presupuestos operativos y con estos datos los flujos de efectivo de la empresa quedarán incluidos en el presupuesto de efectivo.
Después de ser identificados los costos e ingresos se desarrolló el estado de resultados y el balance general proforma para la empresa, los cuales se comparan con los estados financieros reales, ayudando a señalar y explicar las razones para las desviaciones, corregir los problemas operativos y ajustar las proyecciones para el resto del periodo presupuestal.
1.3 HERRAMIENTAS Y TIPOS DE CONTROL FINANCIERO
Para poder llevar un adecuado control financiero es necesario tener un buen control de las operaciones financieras de una empresa, es decir un control exacto de las entradas y salidas de recursos, producto de las actividades diarias.
Entre las diferentes herramientas que existen para controlar la entrada, salida y manejo de los recursos, existen las siguientes:
Conciliación bancaria: está basada en la comparación entre el estado de cuenta bancario y los registros realizados en los libros contables.
Conciliación de caja: es la comparación de los registros realizados en libros contables y los documentos realizados por el personal encargado de este rubro.
Políticas financieras
Una política financiera no es un documento legal. Es un acuerdo basado en los principios o
Directrices de un área de actividad clave de una organización. Una política expresa cómo va
La organización sobre su trabajo y cómo lo dirige. Los procedimientos son los pasos para
Llevar a cabo una política.
Las buenas políticas expresan un modo justo y sensible de tratar los asuntos. Mientras que
Sea posible, ninguna organización debería cambiar sus políticas a menudo. La intención es
Guiar el trabajo de una organización durante un tiempo razonable. Una vez que la política se
Convierte en práctica organizacional y ha sido aprobada por la junta directiva o por la
Estructura del gobierno, está uniendo a todo el mundo de la organización.
Una buena política financiera:
Es justa.
Reúne los requisitos legales.
Es completa: cubre todas las situaciones probables.
Es realista y puede ponerse en práctica.
1.4 TIPOS DE CONTROL FINANCIERO
Etapas del control financiero
Para tener un control financiero adecuado en la empresa relacionado con las finanzas se tienen las siguientes etapas.
Definir resultados futuros: en esta parte los directivos de la empresa establecen una serie de parámetros a los que se quiere llegar, para ella ya hizo análisis financiero y conocía la situación de la empresa, por ejemplo mayor rentabilidad, de la inversión, incrementar el margen neto de la utilidad, disminuir el grado de endeudamiento, bajar el apalancamiento etc.
Determinar objetivos futuros: en esta etapa del control la empresa planea los aspectos que le puedan suceder en el futuro.
Para ello hace uso del análisis factorial, con esta tiene mayor control de las condiciones externas y así evitar problemas de abasto, producción, comercialización y cobranzas.
Determinar estándares flexibles: se deben conservar márgenes en los estándares previstos, ya que de no ser así pueden existir problemas en caso de que no se logre la meta planeada.
Determinar flujos de información. En la etapa de control deben existir claramente los canales de información de tal manera que los alcances no logrados sean informados directamente, a su vez las correcciones de las posibles desviaciones deben ser informadas de manera directa a los responsables de área.
Acción correctiva: es la ultima etapa de control financiero, cuando ya se esta seguro que la problemática de la empresa puede ser solucionada con las correctivas aplicadas en este aspecto se deben tomar en cuenta que es irreversible una decisión correctiva, ya que todos los demás parámetros se sujetaran a el.
Control financiero inmediato o direccional: es aquel en el que se conoce casi con certeza segura lo que va a ocurrir en un periodo determinado, por lo que su acción correctiva es fácil de hacer, inclusive antes de que se concluya el tiempo establecido. ejemplo: una empresa que produce paraguas ya sabe que en primavera no va a vender su producto, por lo que puede dedicar su maquinaria a elaborar otros productos o a incrementar su inventario para cuando llegue la temporada de lluvias, de ahí se esta empleando el control inmediato o direccional
Control financiero selectivo: es aquel que se determina con anterioridad de tal manera que se detecta si se cumplen los procesos previstos o se buscan alternativas para continuar con el honor. ejemplo: una empresa que utiliza mucho petróleo para su proceso productivo. se prepara porque sabe que seguramente el precio va a subir varias veces en el año. en ese caso esta haciendo control financiero selectivo.
Control financiero o posterior: es aquel que se realiza cuando se miden los resultados una vez concluidas las operaciones, es decir se compara lo realizado con lo planeado.
Lo anterior es el control mas común para las empresas ya que hasta que se termina un proceso es cuando se compara con lo que se tenia planeado.
Registro de libros
Una de las bases para obtener un buen control financiero es la creación de un buen sistema contable, ya que este es una herramienta central en el control financiero.
Las actividades contables pueden realizarse:
Diariamente.
Mensualmente.
Anualmente.
El sistema contable es una fuente de información para proporcionar una adecuada administración y dirección, y aunque no es trabajo del contador trazar las actividades financieras, para mantener el control financiero y ser responsable de las finanzas de la organización, debe saber en lo que está involucrado
http://www.civicus.org/
http://www.wikipedia.com/
http://www.monografias.com/
2 PLANECIÓN FINANCIERA
2.1 PUNTO DE EQUILIBRIO
Tradicionalmente el punto de equilibrio se maneja en materias de administración de la producción, donde se trata de establecer la producción necesaria para empezar a obtener ganancias, después de haber liquidado costos fijos y variables relacionadas con la organización y la producción.
Lo importante es establecer la metodología y lo criterios que determinen una utilidad para la empresa.
Se debe diferenciar entre costos fijos y variables, los costos fijos no están relacionados con la producción como la renta del local, el predio, etc.; es decir: produzcamos uno, debemos pagarlos, los costos variables están relacionados con la producción, por ejemplo materia prima, mano de obra e insumos.
En algunos casos no es fácil diferenciar si algo entra en costos fijos o variables, por ejemplo la energía eléctrica que alumbra las oficinas y en ocasiones también se considera un insumo para la maquinaria.
Una vez definidos los datos del costo fijo y variable, necesitaremos el precio de una pieza de la producción y el monto total de la misma.
Se debe aclarar que este método se aplica individualmente a cada uno de los productos de la empresa.
Metodología:
Paso 1: Plantear el sistema coordenado. En el eje X se anotarán las piezas y por lo tanto la producción. En el eje Y se encontrarán los ingresos, éstos pueden medirse en pesos, m d p, etc.
Paso 2: Escala: Siempre partiremos de 0 en el origen tanto para las X como para las Y.
Paso 3: Establecer la escala pertinente para el ejemplo o problema específico. Las cantidades deben ser proporcionales (20, 40, 60) y las distancias equidistantes al dibujarse los ejes. e considera un insumo para la maquinaria.
o variables, por ejemplo la energia elos, los costos variables est
Pasó 4: Cuadro de ingresos, producción:
Dibujar con línea no continua
(-------------------)
Lo que llamaremos cuadro de ingresos/producción primero dibujaremos un línea paralela al eje x, ala altura de los ingresos totales y a continuación una línea paralela al eje y ala altura de la producción total planeada.
Paso 5: Dibujar la línea de ingresos.
Parte del origen del sistema coordinado y fínanla en el cruce de los ingresos totales y la producción máxima. Es una línea diagonal por que a una producción de 0 piezas corresponde un ingresó de 0 pesos y para una producción máxima corresponde un ingreso máximo
Paso 6: Dibujar una línea que representa los costos fijos. Siempre será paralela al eje de la x, por que se produzca una o en total de la producción siempre gastaremos el total de los costos fijos. La dibujaremos ala altura que represente los costos fijos en el eje de las “y “
Paso 7: Dibujar la línea de los costos variables, Siempre será inclinada, por que si se produce un articulo los costos variables serán los de un articulo y si se produce el costo total de la producción el costo será de acuerdo al volumen producido. Es muy importante dibujar esta línea apartir de los costos fijos para que automáticamente se sumen los costos y de esta manera obtener los costos totales
Paso 8: encontrar el punto de equilibrio. Se localiza en el cruce de la línea de ingresos y la línea de los costos totales. Deberemos encontrar la referencia a los ejes, es decir las coordenadas del punto equilibrio localizado.
Paso 9. Establecer el riesgo de operación de la empresa. El criterio de punto de equilibrio se plantea como entre menor mejor entre menos producción se necesite para lograr el punto de equilibrio es mejor.
Pasó 10: Conclusiones y recomendaciones: Siempre serán en el sentido de establecer la localización del punto de equilibrio (coordenadas), y el riesgo de operación de la empresa. Las recomendaciones se basaran en el sentido de hacer lo posible para reducir los costos fijos, aun a costa de trasformarlos en costos variables, ya que en la medida en que se reduzcan los costos fijos, el punto de equilibrio se recorrerá hacia el origen reduciendo al mismo tiempo el riesgo de operación de la empresa
Instrucciones: Encontrar el punto de equilibrio del producto PEPSI® de 2 litros con los sig. datos:
Precio por pieza (PP) = $ 12.00
Producción (P) = 200,000 2´400,000 100%
Costo fijo (CF pieza) = $ 1.00 200,000
Costo variable (CV pieza) = $ 8.00 1´600,000
600,000 25%
Es necesario completar los datos como sigue:
Ingresos (I) = (PP) (P) = 2´400,000
Costo fijo total (CFT) = (CF pieza) (P) = 200,000
Costo variable total (CVT) = (CV pieza) (P) = 1´600,000
Costo total = CFT + CVT = 1´800,000
Utilidad (U) = I – CT = 600,000
Conclusiones y recomendaciones: el punto de equilibrio se encuentra aprox. al producir 40,000 piezas que significa un 20% de la producción total, lo que a su vez nos permite concluir que la empresa trabaja sin riesgo de operación.
2.2 Planeación de utilidades
En un modelo de administración que busca determinar las acciones a seguir para lograr un objetivo determinado la obtención de utilidades.
Para lograr este objetivo se debe calcular lo siguiente
Cuanto hay que vender ¿A que costo? ¿A que precio?
40,000 9.00 12.00
Las utilidades se plantean de acuerdo al modelo Costo, Volumen, utilidades.
Por lo tanto es una técnica que utiliza el análisis de los costos de acuerdo a su variabilidad ya al nivel de producción.
Suposiciones básicas para aplicar el modelo de planeación de utilidades
NOTA: Los supuestos no pueden se exactos ya que las condiciones varían con forme varia la sociedad
A) los precios de los productos no varían
B) Los costos variables unitarios permanecen constantes.
C) Que la capacidad de la planta permanezca constante.
D) La eficiencia de la planta sea igual que la pronosticada
E) Que la empresa venda todo lo que produce.
F) Que no haya inflación.
ANALISIS DE RIESGO Y UTILIDAD.
Una herramienta del análisis de seguridad es el margen de seguridad que es el exceso de ingresos presupuestados sobre los ingresos del punto de equilibrio.
En el margen de seguridad se responde a la pregunta ¿Y que pasaría si? Si los ingresos presupuestados están arriba de punto de equilibrio y caen
¿Cuanto puede caer por debajo del presupuesto antes de que se alcance el punto de equilibrio?
A) los precios de los productos no varían
B) Los costos variables unitarios permanecen constantes.
C) Que la capacidad de la planta permanezca constante.
D) La eficiencia de la planta sea igual que la pronosticada
E) Que la empresa venda todo lo que produce.
F) Que no haya inflación.
ANALISIS DE RIESGO Y UTILIDAD.
Una herramienta del análisis de seguridad es el margen de seguridad que es el exceso de ingresos presupuestados sobre los ingresos del punto de equilibrio.
En el margen de seguridad se responde a la pregunta ¿Y que pasaría si? Si los ingresos presupuestados están arriba de punto de equilibrio y caen
¿Cuanto puede caer por debajo del presupuesto antes de que se alcance el punto de equilibrio?
Ventas esperadas – ventas de equilibrio
Margen de seguridad = ____________________________________
Ventas esperadas
Utilidad esperada + costos fijos
Ventas para utilidad bruta = ___________________________________
Precio –costos variables por utilidad
Margen de seguridad = ____________________________________
Ventas esperadas
Utilidad esperada + costos fijos
Ventas para utilidad bruta = ___________________________________
Precio –costos variables por utilidad
600,000 + 200,000
_______________
12.00 – 8.00
Utilidad esperada + costos y gastos fijos
Ventas para utilidad operacional = _______________________________________
precio – costos y gastos variables x unidad
_______________
12.00 – 8.00
Utilidad esperada + costos y gastos fijos
Ventas para utilidad operacional = _______________________________________
precio – costos y gastos variables x unidad
(Utilidad esperada / 1 – impuesto) +costos y gastos fijos
Ventas utilidad neta = _________________________________________________
Precios – los costos y gastos variable por unidades
Planear= controlar= tomar decisiones acertadas
2.3 APALANCAMIENTO Y RIEZGO DE OPERACIÓN
Apalancamiento: es la relación entre el capital propio y el crédito invertido en una operación financiera. Al reducir el capital inicial que es necesario aportar se produce un aumento de la rentabilidad obtenida. El incremento del apalancamiento también aumenta los riesgos de la operación, dado que provoca menor flexibilidad o mayor exposición a la insolvencia (incapacidad de atender los pagos).
Tipos de apalancamiento.
A) Apalancamiento operativo: se deriva por la existencia en la empresa de costos fijos de operación por lo que el crecimiento de los costos totales es menor que el de los ingresos, así que el beneficio aumenta de forma mucho mayor a como lo haría si no existiese el apalancamiento (por ser todos costos variables).
El apalancamiento operativo suele determinarse a partir de la división entre tasa de crecimiento.
El apalancamiento se refiere a las herramientas que la empresa utiliza para producir y vender, esas herramientas son: la maquinaria y las personas las cuales están relacionadas con las ventas, si hay esfuerzo de marketing y demanda entonces se contrata mas personal y se compra mayor tecnología para producir y satisfacer las demandas del mercado.
Cuando no existe apalancamiento se dice que la empresa posee capital inmovilizado, es decir, activos que no producen dinero.
Grados de apalancamiento operativo (GAO)
Ante los movimientos o cambios en e volumen de ventas, se deduce que habrá un cambio más que proporcional en la utilidad o pérdida de operaciones. El GAO (DOL degree of leverage) de alguna manera es la medida cuantitativa de esa sensibilidad de sensibilidad de la utilidad operativa de la empresa ante una variación en las ventas o producción.
GAO AQ unidades Q unidades
Ecuación 1: UTILIDAD ANTES DE IMPUESTOS = A % UNI = GAO
INCREMENTO % DE VENTAS A % VTAS
Recordando que las variaciones de UAI y ventas debe ser a futuro.
Otras fórmulas alternativas derivadas de la ecuación:
P=precio por unidad
QE=unidades con las que se logra el equilibrio
S=producción en unidades monetarias
Q=unidades producidas y vendidas
CF=costos fijos
CV=costos variables
V=costos variables por unidad
GAO = Q (P-V) = _ Q_ GAO = S-CV = UAI + CF
Q (P-V)-CV (Q-QE) S-CV-CV UAI
B) Apalancamiento financiero: Se deriva de utilizar endeudamiento para financiar una inversión. Esta deuda genera un costo financiero (interés), pero si la inversión genera un ingreso mayor a los intereses a pagar, el excedente pasa a aumentar el beneficio de la empresa.
Un ejemplo de la utilidad de éste concepto se ha encontrado en la especulación experimentada en le mercado de la vivienda, los inversionistas adquieren una vivienda, pagan una pequeña parte y el resto lo financian a intereses muy bajos (por ejemplo al 4% anual) y al cabo de pocos meses la vivienda se ha revalorizado enormemente.
Igual ocurre con una empresa: al no financiarse toda la inversión con fondos propios el beneficio que se recibe en función de lo invertido es mayor (siempre que el activo genera mas ingresos que el costo de los intereses) y por lo tanto también la rentabilidad. A cambio existe un costo mayor en la operación (el tipo de interés) que incrementa el riezgo de que finalmente haya beneficio. Además al aumentar el endeudamiento hay mayor riezgo de insolvencia, aumentando la incertidumbre ya que no se conocería realmente la futura evolución del ingreso generado por el activo.
En la expresión matemática el apalancamiento financiero relaciona la rentabilidad de la inversión (ROI rentabilidad económica) con la rentabilidad de los recursos propios (ROE rentabilidad financiera) y puede aproximarse desde un punto de vista aditivo y/o multiplicativo.
2.4 APALANCAMIENTO Y RIEZGO FINANCIERO
El riesgo financiero es el riesgo de no estar en condiciones de cubrir los costos financieros (intereses), por ello su análisis se determina por el grado de apalancamiento financiero que tenga la empresa.
El apalancamiento financiero acentúa el hecho de que a medida que aumentan los cargos fijos, también aumenta el nivel de utilidades antes de impuestos y para cubrir los cargos financieros de la empresa, se puede calcular por medio de la razón deuda capital, deuda a largo plazo o capital preferente a capital social.
Los analistas financieros calculan estas razones para determinar la solidez financiera de la empresa, determinando que entre mas alto sea el grado de apalancamiento mayor es el nivel de riesgo, estableciendo así una relación entre el apalancamiento (los cargos financieros fijos que deben pagarse y los fondos invertidos en la empresa).
Los impulsadores de este enfoque son Franco Modigliani y Merton H. Miller, los cuales afirman que la relación entre el apalancamiento y el costo de capital queda explicada por el enfoque de la utilidad neta de operación; argumentan que el riesgo total para todos los poseedores de valores de la empresa no resulta alterado por los cambios en la estructura del capital.
Esta teoría demostró que debido a la deducibilidad fiscal de los intereses sobre las deudas, el valos de una empresa aumentará continuamente a medida que bajen las deudas.
2.5 PRONOSTICO FINANCIERO
Definición: es una estimación practica de la necesidades totales de fondos ya sea a corto, mediano o largo plazo.
El sustento para estimar el pronóstico financiero son las estadísticas, es decir la información de años anteriores, por ejemplo las ventas, los estados financieros, y toda aquella información que nos demuestre como ha evolucionado la empresa.
Se dice que es una estimación practica por que nos basamos en hechos y documentos históricos para proyectar las necesidades de fondos que la empresa necesitará en un periodo futuro.
El ciclo del flujo del efectivo de una serie de transformaciones del activo por ejemplo las letras por cobrar, facturas por cobrar, ventas de mercancías y de productos terminados.
2.6 PRONOSTICO DE VENTAS
Es la estimación o previsión de las ventas de un producto o servicio durante la determinación de un periodo futuro.
Son termómetros de realidades económicas (como participa la empresa en el mercado). El pronostico determina la que puede venderse con base en la realidad, y el plan de ventas permite que se alcance ese objetivo, guiando el resto de los planes operativos de la empresa.
Por eso el objetivo principal es ser guía de los demás planes operativos. Detecta la demanda esperada dado un conjunto de situaciones ambientales.
En caso de que se presenten errores, deberá analizarse y mejorar su precisión en el futuro.
3 ESTADO FINANCIERO PROFORMA
3.1 ESTADO DE PÉRDIDAS Y GANANCIAS:
Muestra los ingresos y gastos, así como la utilidad o pérdida resultante de las operaciones de la compañía durante un periodo determinado; junto con el balance general forma los que son considerados como estados financieros básicos.
Es el estado financiero en el que se resumen, ordenados de forma sistemática, todos los resultados netos de la empresa, tanto típicos como atípicos, obtenidos durante un cierto período de tiempo, y mediante el cual se determina el resultado global de la gestión.
Estado complementario del “balance general”, que se prepara con los datos de los productos, rendimientos, ingresos, rentas, comparándolos con costos, gastos y pérdidas correspondientes a un período determinado, con objeto de computar la utilidad neta o la pérdida líquida obtenida durante dicho período. También tiene por objeto mostrar los diferentes conceptos de utilidades y de gastos, y la manera en que se forma el resultado neto. El “estado de pérdidas y ganancias” puede dividirse en secciones, lo cual es una práctica común de las empresas industriales y comerciales, en cuyo caso, suele mostrarse separadamente el producto bruto de las ventas, las devoluciones y rebajas sobre éstas, las ventas netas, el costo de las mismas, el costo de manufactura, la utilidad o pérdida bruta, los gastos de venta y de administración, el costo integral de financiamiento que incluye los gastos y productos financieros, tales como intereses, fluctuaciones cambiarias y ganancia o pérdida monetaria, los cargos y créditos extraordinarios o especiales y la utilidad o pérdida líquida. El “estado de pérdidas y ganancias” se presenta en forma de reporte. Se anotan primero los productos y se deducen los gastos, por secciones, en la forma anteriormente descrita. En la actualidad se le denomina “Estado de Resultados”.
El cuadro siguiente refleja un modelo de estado de resultados:
Ventas
(-) Costo de ventas
(=) Utilidad bruta
(-) Gastos de administración
(-) Gastos de venta
(=) Utilidad de4 la operación
(+) Productos financieros
(-) Gastos financieros
(=) Utilidad financiera
(+) Otros productos
(-) Otros gastos
(=) Utilidad antes de impuestos
(-) ISR
(-) PTU
(=) Utilidad final
El estado de resultados incluye en primer lugar el total de ingresos provenientes de las actividades principales del ente y el costo incurrido para lograrlos. La diferencia entre ambas cifras indica el resultado bruto o margen bruto sobre ventas que constituye un indicador clásico de la información contable. Habitualmente se calcula el resultado bruto como porcentaje de las ventas, lo que indica el margen de rentabilidad bruta con que operó la compañía.
Rentabilidad Bruta = Resultado Bruto / Ventas
Luego se restan todos los gastos de venta, administración. A este sub. total se lo denomina Resultado de las operaciones ordinarias. Finalmente se restan los gastos financieros y se le suman los productos financieros, el impuesto a las ganancias o a la renta y la participación de los trabajadores en las utilidades (en caso de haber) para llegar al resultado neto o resultado del ejercicio.
Otros indicadores clásicos que suelen obtenerse son:
Rentabilidad Neta = Resultado Neto / Ventas
Rentabilidad sobre el Patrimonio Neto = Resultado Neto / Patrimonio Neto
De este último se llega a la fórmula de DuPont.
EBITDA
Partiendo del Estado de Resultados, puede calcularse el EBITDA, si se conoce el monto de las amortizaciones y depreciaciones. No siempre representa el real nivel de utilidad operativa de las empresas.
NOTA: Es un indicador financiero representado mediante un acrónimo que significa en inglés “Earnings Before Interest, Taxes, Depreciation and Amortization”. El EBITDA se obtiene a partir del Estado de Resultados o Estado de Pérdidas y Ganancias de una empresa. Representa el margen o resultado bruto de explotación de la empresa antes de deducir los intereses (carga financiera), las amortizaciones o depreciaciones y el Impuesto sobre Sociedades. Este indicador se ha consolidado, en los últimos años, como uno de los más utilizados para medir la rentabilidad operativa de una empresa. Actualmente se utiliza mucho en la prensa económica el EBITDA como medida de la rentabilidad y a efectos de valoración de empresas.
3.2 EL BALANCE GENERAL
Mide el producto neto de las operaciones de la empresa durante un intervalo específico, por ejemplo, un mes, un trimestre o un año.
Es un resumen de todo lo que tiene la empresa, de lo que debe, de lo que le deben y de lo que realmente le pertenece a su propietario, a una fecha determinada.
Al elaborar el balance general el empresario obtiene la información valiosa sobre su negocio, como el estado de sus deudas, lo que debe cobrar o la disponibilidad de dinero en el momento o en un futuro próximo.
En resumen, es una fotografía clara y sencilla de lo que un empresario tiene en la fecha en que se elabora.
Qué partes conforman el balance general:
Activos
Pasivos
Patrimonio
ACTIVOS
Es todo lo que tiene la empresa y posee valor como:
El dinero en caja y en bancos.
Las cuentas por cobrar a los clientes
Las materias primas en existencia o almacén
Las máquinas y equipos
Los vehículos
Los muebles y enseres
Las construcciones y terrenos
Los activos de una empresa se pueden clasificar en orden de liquidez en las siguientes categorías: Activos Circulantes, Activos fijos y Activos Diferidos.
Activos Circulantes:
Son aquellos activos que son más fáciles para convertirse en dinero en efectivo durante el período normal de operaciones del negocio.
Estos activos son:
a. Caja
Es el dinero que se tiene disponible en el cajón del escritorio, en el bolsillo y los cheques al día no consignados.
b. Bancos
Es el dinero que se tiene en la cuenta corriente del banco.
c. Cuentas por Cobrar
Es el saldo de recaudar de las ventas a crédito y que todavía deben los clientes, letras de cambio los préstamos a los operarios y amigos. También se incluyen los cheques o letras de cambio por cobrar ya sea porque no ha llegado la fecha de su vencimiento o porque las personas que le deben a usted no han cumplido con los plazos acordados.
d. Inventarios
Es el detalle completo de las cantidades y valores correspondientes de materias primas, productos en proceso y productos terminados de una empresa.
En empresas comerciales y de distribución tales como tiendas, graneros, ferreterías, droguerías, etc., no existen inventarios de materias primas ni de productos de proceso. Sólo se maneja el inventario de mercancías disponibles para la venta, valoradas al costo.
Es importante destacar que la realización de los inventarios debe hacerse y valorizarse de la manera más rigurosa posible, ya que es fundamental para la correcta marcha de la contabilidad
Existen varios tipos de Inventarios:
a. Inventarios de Materias Primas
Es el valor de las materias primas disponibles a la fecha de la elaboración del balance, valoradas al costo.
b. Inventario de Producción en Proceso
Es el valor de los productos que están en proceso de elaboración. Para determinar el costo aproximado de estos inventarios, es necesario agregarle al costo de las materias primas, los pagos directos involucrados hasta el momento de realización del balance. Por ejemplo, la mano de obra sea pagada como sueldo fijo o por unidad trabajada (al contrato o destajo), los pagos por unidad hechos a otros talleres por concepto de pulida, tallada, torneada, desbastada, bordado, estampado, etc.
Inventario de Producción Terminada
Es el valor de la mercadería que se tiene disponible para la venta, valorada al costo de producción.
Para la contabilización de sus inventarios se recomienda que usted utilice algunos formatos, siguiendo el modelo de los que encuentra en el ejemplo siguiente.
Activos Fijos
Es el valor de aquellos bienes muebles e inmuebles que la empresa posee y que le sirven para desarrollar sus actividades.
Maquinaria y Equipo
Vehículos
Muebles y Enseres
Construcciones
Terrenos
Para ponerle valor a cada uno de estos bienes, se calcula el valor comercial o de venta aproximado, teniendo en cuenta el estado en que se encuentra a la fecha de realizar el balance. En los casos en que los bienes son de reciente adquisición se utiliza el valor de compra.
Los activos fijos sufren desgaste con el uso. Este desgaste recibe el nombre de “depreciación”.
Para el registro de sus Activos Fijos se recomienda que usted utilice el modelo del formato de la página
Activos Diferidos
Son aquellos que no se pueden clasificar en las categorías de activos circulantes y activos fijos, tales como los gastos pagados por anticipado, las patentes, etc.
PASIVOS
Es todo lo que la empresa debe. Los pasivos de una empresa se pueden clasificar en orden de exigibilidad en las siguientes categorías.
Pasivos a corto plazo, pasivos a largo plazo y otros pasivos.
Pasivos a corto plazo Son aquellos pasivos que la empresa debe pagar en un período menor a un año.
Sobregiros:Es el valor de los sobregiros vigentes en la fecha de realización del balance.
Obligaciones BancariasEs el valor de las obligaciones contraídas (créditos) con los bancos y demás entidades financieras.
ProveedoresEs el valor de las deudas contraídas por compras hechas a crédito a proveedores.
Anticipos Es el valor del dinero que un cliente anticipa por un trabajo aún no entregado.
Cuentas por pagarEs el valor de otras cuentas por pagar distintas a las de Proveedores, tales como los préstamos de personas particulares. En el caso de los préstamos personales o créditos de entidades financieras, debe tomarse en cuenta el capital y los intereses que se deben.
Prestaciones y cesantías consolidadasRepresenta el valor de las cesantías y otras prestaciones que la empresa le debe a sus trabajadores. La empresa debe constituir un fondo, con el objeto de cubrir estas obligaciones en el momento
Impuestos por pagarEs el saldo de los impuestos que se adeudan en la fecha de realización del balance.
Pasivo a largo plazo Son aquellos activos que la microempresa debe pagar en un período mayor a un año, tales como obligaciones bancarias, etc.
Otros pasivos Son aquellos pasivos que no se pueden clasificar en las categorías de pasivos corrientes y pasivos a largo plazo, tales como el arrendamiento recibido por anticipado.
Patrimonio
Es el valor de lo que le pertenece al empresario en la fecha de realización del balance. Este se clasifica en:
Capital
Es el aporte inicial hecho por el empresario para poner en funcionamiento su empresa.
Utilidades Retenidas
Son las utilidades que el empresario ha invertido en su empresa.
Utilidades del Período Anterior
Es el valor de las utilidades obtenidas por la empresa en el período inmediatamente anterior. Este valor debe coincidir con el de las utilidades que aparecen en el último estado de pérdidas y ganancias.
El patrimonio se obtiene mediante la siguiente operación:
Patrimonio Es igual a Activos menos Pasivos.
PATRIMONIO = ACTIVOS - PASIVOS
Luego, ACTIVOS es igual a PASIVOS más PATRIMONIO
ACTIVOS = PASIVOS + PATRIMONIO
3.3 ESTADO DE ORIGEN Y APLICACIÓN DE RECURSOS
Los dueños y gerentes de negocios necesitan tener información financiera actualizada para tomar las decisiones correspondientes sobre sus futuras operaciones. La información financiera de un negocio se encuentra registrada en las cuentas del mayor. Sin embargo, las transacciones que ocurren durante el período fiscal alteran los saldos de estas cuentas. Los cambios deben reportarse periódicamente en los estados financieros.
En el complejo mundo de los negocios, hoy en día caracterizado por el proceso de globalización en las empresas, la información financiera cumple un rol muy importante al producir datos indispensables para la administración y el desarrollo del sistema económico.
Estados financieros que presenta a pesos constantes los recursos generados o utilidades en la operación, los principales cambios ocurridos en la estructura financiera de la entidad y su reflejo final en el efectivo e inversiones temporales a través de un periodo determinado. La expresión "pesos constantes", representa pesos del poder adquisitivo a la fecha del balance general (último ejercicio reportado tratándose de estados financieros comparativos).
http://www.monografias.com/trabajos5/estafinan/estafinan.shtml
Es muy frecuente que se preparen determinados Estados Financieros como ayuda para evaluar el funcionamiento pasado o actual de una empresa. El Estado de Origen y Aplicación de recursos permite que los gerentes, administradores y responsables de la gestión analice las fuentes y aplicaciones históricas de los fondos.
Este Estado se utiliza para pronosticar posibles situaciones de riesgo que tenga la empresa, pero su objetivo principal esta centrado en la utilidad que tiene para evaluar la procedencia y utilización de fondos en el largo plazo, este conocimiento permite que el administrador financiero planeé mejor los requerimientos de fondos futuros a mediano y largo plazo.
El término fondos puede utilizarse para designar el efectivo o el capital de trabajo, y como se sabe los dos son estrictamente necesarios para el buen funcionamiento de la empresa, el primero para pagar las cuentas pendientes y el segundo para las negociaciones a largo plazo, la utilización del capital de trabajo en la preparación del Estado de Origen y Aplicación de fondos se basa en que los activos circulantes pueden utilizarse para pagar los pasivos circulantes de la empresa.
El Estado de Origen y Aplicación de caja suministra información más detallada que el estado e Origen y Aplicación del capital de trabajo.
CLASIFICACIÓN DE ORÍGENES Y APLICACIONES DE CAJA:
Los Orígenes de caja son todas aquellas partidas que aumentan el efectivo de la empresa, mientras que las Aplicaciones son todas aquellas partidas que la disminuyen.
ORÍGENES
Disminución de un activo.
Aumento de un pasivo.
Utilidades netas después de impuestos.
Depreciación y otros cargos a resultados que no requieran pagos en efectivo.Ventas de acciones
Para hacer claridad al respecto de como puede establecerse que una disminución en un activo, que disminuirá el efectivo da origen a esta, tendrá explicación en que una disminución de efectivo es origen de ella en el sentido que si el efectivo de la empresa disminuye, la salida debe aplicarse a una utilización de efectivo.
APLICACIONES
Aumento de un activo.
Disminución de un pasivo.
Pérdida neta.
Pago de dividendos.
Readquisición o retiro de acciones.
Un aumento de efectivo es una utilización en el sentido que se esta utilizando para aumentar el saldo de caja de la empresa y en consecuencia se está consumiendo.
ACTIVOS Y PASIVOS:
Los aumentos en activos son aplicaciones de fondos mientras que las disminuciones en activo dan origen a fondos, el efectivo es necesario para aumentar los activos y éste se genera con la venta de un activo fijo o con el recaudo de una cuenta por cobrar, así también tenemos el caso contrario para los pasivos, un aumento de los pasivos son fuente de fondos y las disminuciones de estos son aplicaciones de fondos, un aumento de un pasivo representa aumento de financiamiento, el cual se espera que genere fondos, en tanto que una disminución en un pasivo representa el pago de una deuda que requiere una erogación en efectivo.
Para preparar el Estado de Origen y Aplicación de fondos son necesarios el estado de resultados del período anterior, un balance del período actual y un balance del período anterior para utilizarlo como base para comparaciones.
PASOS PARA LA CLASIFICACIÓN DE ORÍGENES Y UTILIZACIONES:
El procedimiento para la clasificación de las partidas que dan un origen o una aplicación de fondos se describen a continuación:
Paso 1.Utilizando como base el período más antiguo, calcular los cambios del balance en todas las cuentas o partidas.
Paso 2. Clasificar los cambios del balance en todas las partidas, con excepción de activos fijos y superávit, como un Origen o una aplicación.
Paso 3.Calcular el cambio en el activo fijo.
Paso 4.Calcular los dividendos pagados, si no aparecen en el estado de resultados.Paso 5. Calcular el cambio, si lo hay, en la cantidad de acciones vigentes.
PREPARACIÓN DEL ESTADO DE ORIGEN Y APLICACIÓN DE CAJA:
El Estado de origen y aplicación se prepara relacionando todos los orígenes con las aplicaciones, deben tenerse en cuenta los siguientes aspectos:
Los totales de "orígenes" y "aplicaciones" deben ser iguales.
Las utilidades netas después de impuestos son normalmente el primer origen y los dividendos la primera utilización.
La depreciación y los aumentos en los activos fijos se relacionan en segundo lugar para facilitar su comparación.
Los orígenes se relacionan en la izquierda del estado y las aplicaciones a la derecha.El cambio neto de capital contable se calcula agregando ventas de acciones o deduciendo la readquisición de acciones de la diferencia entre las utilidades netas después de impuestos y dividendos por caja.
PREPARACIÓN DEL ESTADO DE ORIGEN Y APLICACIÓN DEL CAPITAL DE TRABAJO: El estado de origen y aplicación de capital de trabajo es muy parecido al estado de origen y aplicación de caja, excepto que a los cambios en activos y pasivos circulantes no se les da entrada por separado, en vez de eso se consolidan en una sola partida que corresponde al cambio en capital de trabajo. En el caso que los activos circulantes aumentaron en menos que sus pasivos circulantes, el resultado final será un origen de fondos.
El aumento en activos circulantes, que fue una utilización de fondos, quedó supeditado al aumento en pasivos circulantes que es un origen de fondos.
En conclusión los estados de origen y aplicación de caja y capital de trabajo permiten que el administrador financiero analice los flujos de caja pasados y posiblemente futuros de la empresa, ello le permitirá analizar si han ocurrido cambios en las políticas financieras de la empresa, también este análisis puede dar luces para determinar si un proyecto es factible en el sentido que haya disponibilidad de financiamiento para la operatividad de la organización. www.gestiopolis.com/canales/financiera/articulos/no%204/origenyaplicacion.htm
Reportes contables básicos: balance general, balanza de comprobación, estado de resultados, origen y aplicación de recursos, auxiliar de movimientos, listado de pólizas, catálogos de cuentas contables, gastos por centros de costo.
http://www.parnet.com.mx/conta.htm
ESTADO DE ORIGEN Y APLICACIÓN DE RECURSOS
http://www.ujat.mx/administracion/finanzas/2008/octubre_2008/edo_origen_aplicacion_recusos.swf
4. CONTROL PRESUPUESTAL
4.1 CONCEPTO
Presupuesto:
Un presupuesto es la previsión de gastos e ingresos para un determinado lapso, por lo general un año. Permite a las empresas, los gobiernos, las organizaciones privadas y las familias establecer prioridades y evaluar la consecución de sus objetivos. Para alcanzar estos fines puede ser necesario incurrir en déficit (que los gastos superen a los ingresos) o, por el contrario, puede ser posible ahorrar, en cuyo caso el presupuesto presentará un superávit (los ingresos superan a los gastos).
http://es.wikipedia.org/wiki/Presupuesto
Estudio:
El estudio del Presupuesto, por medio del análisis detallado, la evaluación de desempeño y la medición de la transparencia con que se asignan y erogan los recursos, es una herramienta imprescindible para explicar cómo se gobierna y administra. En el Presupuesto están contenidas las prioridades del gobierno, las acciones a llevarse a cabo así como las dependencias e instituciones responsables de que así sea. Puede ser utilizado como instrumento para promover el crecimiento, el empleo, las condiciones de educación y de salud, entre otras variables, y toda política exitosa debe primero pelear su lugar en la asignación presupuestal.
El objetivo central del análisis aplicado de presupuestos públicos es el aseguramiento de provisiones y políticas esenciales para el desarrollo de la sociedad, particularmente de aquellos grupos que se encuentran en situación más desventajosa. Si bien el análisis de presupuestos requiere cumplir con criterios de solidez técnica y analítica, su fin último es ser difundido e incidir en la toma de decisiones y en el debate político. El análisis presupuestal, para ser efectivo, debe ser sólido, oportuno y claro. Para ello es indispensable tomar en cuenta que el proceso presupuestal tiene distintas etapas, y empatar el tipo de análisis que se pretende con los recursos de información disponible y las características del proceso en cada país.
http://www.fundar.org.mx/secciones/publicaciones/pdf/mat-introduccionalanalisisdepresupuestos.pdf
Ejemplo:
En la administración publica, el Departamento de Ejercicio y Control Presupuestal se encarga de instrumentar y operar las políticas, normas, sistemas y procedimientos necesarios para garantizar que el gasto de la entidad se ajuste al monto y calendario financiero autorizado para el cumplimiento de los programas, objetivos, metas, controlando su ejercicio por capítulos, partidas presupuestales y unidades responsables de la ejecución del gasto.
Sus funciones son:
Coadyuvar con la Subdirección de Recursos Financieros en la formulación del plan de distribución anual del presupuesto para gasto corriente e inversión física para su aprobación.
Implementar las acciones necesarias para gestionar y obtener la aprobación de la Secretaría de Hacienda y Crédito Público y de la Secretaría de Educación Pública, del programa - presupuesto anual, así como de las modificaciones, ampliaciones y/o adecuaciones que se requieran.
Establecer y operar las medidas de control interno que aseguren el uso racional y transparente del presupuesto autorizado a la entidad.
Coordinarse con los Departamentos de Contabilidad y de Tesorería y Caja, a efecto de obtener con la debida oportunidad, la información suficiente respecto al ejercicio real del gasto.
Realizar conciliaciones mensuales con los Departamentos de Contabilidad y de Tesorería y Caja respecto de las afectaciones presupuestales operadas en el período, tanto del presupuesto pagado, como del comprometido no pagado.
Preparar y entregar al Departamento de Programación Presupuestal, información relativa al ejercicio presupuestal.
Preparar y presentar los datos que conforman la Cuenta Pública, el Sistema Integral de Información, el Informe Presidencial, las reuniones para Junta Directiva, el Comité de Control y Auditoría, y demás información complementaria que requieran las autoridades competentes respecto de las actividades desarrolladas en el ámbito de su competencia.
http://www.cinvestav.mx/Administración/SecretaríaAdministrativa/SubdireccióndeRecursosFinancieros/DepartamentodeEjercicioyControlPresupuestal/tabid/142/language/es-MX/Default.aspx
(Art. 30 del Reglamento Interno de la Administración Pública Municipal reformado 2001)
La Coordinación de Planeación es la encargada de: Controlar el manejo de los fondos de la Administración Pública Municipal.
1. Colaborar con la Secretaría de Administración y Finanzas en la elaboración del presupuesto general del Gobierno Municipal.
2. Coordinarse con las autoridades federales y estatales para la ejecución y seguimiento de las aportaciones federales dirigidas a la construcción de infraestructura social y equipamiento para el fortalecimiento municipal.
3. Planear programas, presupuestar y definir en coordinación con las áreas respectivas, las obras de infraestructura que requiera la población.
4. Coordinar y evaluar los diversos programas y proyectos especiales que realicen y ejecutar las acciones necesarias para lograr el desarrollo integral del Municipio.
5. Organizar reuniones del COPLADEMUN que sean necesarias con el objeto de cumplir con la normatividad sobre la materia y realizar acciones de coordinación de trabajos, esfuerzos e inversiones en los tres niveles de gobierno, con el sector social y con los organismos empresariales.
6. De la organización de reuniones de COPLADEG de la región 7 Acapulco, en las que se lleven a cabo trabajos de coordinación de esfuerzos de los tres niveles de gobierno, así como de los organismos y dependencias relacionadas con el desarrollo económico del Municipio.
7. Elaborará estadísticas de las obras y acciones que se realicen con los fondos federales.
8. Las demás funciones que por acuerdo interno le asigne el presidente municipal.
Estructura General
Organigrama
http://www.acapulco.gob.mx/dependencias/coordinacion/index.html
4.2 TIPOS DE PRESUPUESTOS (NIVELES)
· PRESUPUESTO MAESTRO: es el presupuesto que se basa y combina los presupuestos individuales de venta, producción, gastos de operación, gastos en efectivo y aquellos presupuestos que no son de operación.
· PRESUPUESTO FIJO: es el presupuesto que se basa en volumen de una producción especifica y permite un control satisfactorio mientras la actividad manufacturera no varíe sustancialmente en los costos totales.
· PRESUPUESTO DE VENTAS: es el presupuesto mas importante de todos, depende del pronostico del volumen de ventas, ya que la producción se puede determinar con anticipación solo cuando se conoce el volumen de ventas así como también para fijar los estándares de los materiales.
· PRESUPUESTO FLEXIBLE: es el presupuesto que se compone o integra de una seré de presupuestos, cada uno de ellos con diferente volumen o informes para su análisis.
· PRESUPUESTO DE PRODUCCIÓN: es el punto de partida en las operaciones de fabricación, es el instrumento de la administración para determinar y controlar el uso de los materiales, las instalaciones de la planta, el equipo, la mano de obra y el capital de la empresa.
· PRESUPUESTOS DE GASTOS DE PRODUCCIÓN : Es el presupuesto que se compone de los gastos de venta, distribución, administración y de financiamiento. Este tipo de presupuestos en base a su control puede convertir a la empresa en un negocio productivo o no productivo.
· PRESUPUESTOS DE CAJA Y GASTOS QUE NO SON DE OPERACION: este tipo de presupuestos es donde se estiman los ingresos y desembolsos en efectivo en un futuro, es un instrumento valioso para la planeación financiera.
4.3 PROCEDIMIENTO DEL CONTROL PRESUPUESTAL
CONCEPTO: el procedimiento de control de presupuesto consiste en confeccionar para un periodo definido un programa de previsión de administración financiera y de operación basada en operaciones anteriores y en deducciones razonadas de las condiciones que se prevén para el futuro.
TECNICAS: la técnica del control de presupuesto no es mas que un conjunto de herramientas y recursos del análisis de los estados financieros para planear y coordinar y dictar medidas para controlar las operaciones y funciones de la empresa.
NORMAS: la mayoría de las empresas tiene por objetivo obtener un rendimiento equitativo en relación al capital invertido tratando de proporcionar las mejores satisfacciones tanto a la organización como a los consumidores.
NORMAS A LAS QUE SE DEBE SUJETAR EL CONTROL PRESUPUESTAL
1. ESPECIFICACION CLARA DE LAS VENTAS EN LA EMPRESA
2. LAS METAS DEBEN SER SUPERVISADAS CONSTANTEMENTE
3. DEBE GOZAR EL APOYO DE TODOS LOS MIEMBROS DE LA EMPRESA (DIRECTIVOS, EMPLEADOS Y OBREROS)
4. DEBE EXISTIR UNA ADECUADA ORGANIZACIÓN EN LA EMPRESA, ES DECIR AREAS DE RESPONSABILIDAD Y DE DETERMINACION DE ACTIVIDADES INDIVIDUALES
5. EL PRESUPUESTO DEBE ESTAR CONFECCIONADO ANTES DE SU EJECUCION.
6. EL PRESUPUESTO DEBE PREPARARSE EN FORMA FLEXIBLE CON EL OBJETIVO QUE SE PERMITA CORREGIRSE DE ACUERDO A DIVERSAS CIRCUNSTANCIAS O CORRECCIONES.
7. DEBE EXISTIR EN LA EMPRESA UN SISTEMA DE CONTABILIDAD QUE ESTE DE ACUERDO CON EL SISTEMA PRESUPUESTAL
8. EL SISTEMA DE CONTROL INTERNO DEBERA DE DETERMINAR LAS LÍNEAS Y AREAS DE AUTORIDAD TANTO LINEAL COMO FUNCIONAL.
9. DEBE DE VALERSE DE LAS ACTUACIONES INDIVIDUALES DEL PERSONAL A FIN DE MOTIVARLO O LLAMAR LA ATENCIÓN.
10. LA COMUNICACIÓN INTERNA DEBE SER SIMPLE Y POR ESCRITO PARA QUE SE TENGAN ANTECEDENTES Y PROPORCIONARLES UNA ATENCIÓN A LOS DIRECTIVOS DE LOS PRINCIPALES PROBLEMAS EXISTENTES.
11. DEBE EXISTIR UNA DEFINICIÓN PERFECTA DEL PROCEDIMIENTO DE CONTROL INTERNO Y DE LAS ACTIVIDADES.
La finalidad del Manual es orientar a las organizaciones de Usuarios en el cumplimiento de los objetivos institucionales y metas presupuestarias trazadas en el Plan de Trabajo Anual de las Juntas de Usuarios, así como facilitar la ejecución de las actividades de corto plazo y controlar las actividades de la organización que se encuentran en ejecución, si consideramos que la ejecución eficiente del presupuesto es un criterio para evaluar el desempeño de las diferentes áreas de responsabilidad, permitirá que la organización de usuarios actué diligentemente y por ende desarrolle una gestión eficiente dentro del marco legal.
Desarrollar metodologías apropiadas para que las Organizaciones de Usuarios a partir de los registros de Ingresos y Egresos determinados en los Presupuestos, cuenten con las normas apropiadas para contar con información oportuna que permita a la Gerencia técnica y la Junta Directiva de la organización tomar decisiones oportunas para una buena gestión institucional
4.4 VARIACIONES Y ANÁLISIS DE VARIACIONES
Introducción
Las cifras de costos pueden clasificarse en dos grandes grupos: costos históricos y costos predeterminados. Los primeros se calculan a posteriori de terminada la producción o el período de costos, en tanto que los segundos se conocen antes de comenzar la producción. El problema que presentan los costos históricos es que las ineficiencias y los errores en la producción se descubren después que se ha producido el daño; por ello su utilidad es menor, y resultan mas apropiados los predeterminados.
El grupo de costos predeterminados incluye a los costos estimados y los costos estándar. Como se recordará los costos estimados son útiles para fijar precios de venta; los costos estándar tienen otro objetivo principal: el control. En efecto, los costos estándar constituyen un sistema de control de la producción y de los costos, ya que el estándar actúa como patrón de eficiencia y permite comparar lo que debieron haber sido los costos con la actuación real.
Es precisamente esa comparación la que determina las variaciones producidas. En otras palabras, la variación es, siguiendo a Costa, “la resultante de un desvío observable entre la realidad y el parámetro, siendo este ultimo una meta satisfactoria a la cual se debe arribar”. Y son esas variaciones, los cambios que se produjeron con respecto al estándar, las que tienen importancia para la dirección. En efecto, el análisis de las variaciones es uno de los aspectos mas importantes que tiene el sistema, por cuanto las mismas permiten detectar elemento por elemento las causas de dichas variaciones, aportando información para el control y la fijación de responsabilidades.
De lo dicho, se desprende entonces otra característica de los costos estándar: la medición de eficiencias. A su vez, las ineficiencias podrán atribuirse a razones controlables o no controlables.
En conclusión: el costo estándar es una medida de eficiencia, un parámetro de control; y todo lo que se aparte de el constituye una ineficiencia que debe: determinarse, registrarse, analizarse y mostrarse. Esas variaciones podrán deberse a ineficiencias en la operación o a ineficiencias en la administración; y se encontrarán presentes en los tres elementos del costo.
4.5 TRATAMIENTO DE LAS VARIACIONES
De la comparación de los costos reales con los costos estándar, se revela la diferencia o variación que es la que hay que explicar. Esa “variación total” según Neuner se debe a la intervención de dos factores: o bien los precios de los elementos del costo que son diferentes a los estándares, o las cantidades consumidas que son diferentes a las cantidades estándar. Cualquiera de esos dos factores puede hacer que el costo real sea superior o inferior al costo estándar, y ambas variaciones se combinan en una “variación total”. Pero como bien dice Vázquez, las causas de las variaciones pueden desglosarse aun mas:
Diferencias entre los precios reales y el estándar.
Diferencias entre las cantidades reales y las estándar.
Utilización de las Materias Primas y Mano de Obra en proporciones diferentes a las expresadas en la mezcla.
Rendimiento de las instalaciones distinto del previsto.
Analicemos en consecuencia las variaciones de cada uno de los elementos.
Variaciones en Materiales
Según Neuner, las variaciones en materiales son de dos clases: precio y cantidad.
Variación Precio
La variación en el precio se calcula de la siguiente manera:
(Pr - Pe) x QrA
donde:
Pr: Precio real.
Pe: Precio estándar.
QrA: Cantidad real aplicada o consumida.
QrC: Cantidad real comprada.
Sin embargo la característica que tiene la variación precio de materia prima es que permite computarla en el momento en que los materiales son adquiridos, considerando el número de unidades compradas, independientemente de que hayan o no sido aplicadas al proceso productivo. Ello implica por supuesto que los inventarios de materias primas se valúen a precios estándar. O sea:
Variación Precio = (Pr - Pe) x QrC
Otra manera de hacer el mismo cálculo consiste en restar del costo total de los materiales a precio real, el costo total de los materiales a precio estándar:
Variación Precio = Costo Real Total - Costo Estándar Total
Variación Cantidad
La variación en la cantidad de los materiales, puede calcularse así:
Variación Cantidad = (Qr - Qe) x Pe
Otra manera de hacer el mismo cálculo, consiste en restar de las cantidades reales consumidas a precios estándar, el costo estándar que debiera haberse consumido:
Variación Cantidad = Cantidad Real a Pe - Cantidad estándar a Pe.
Hasta aquí hemos visto la postura de Neuner en cuanto al tratamiento de las variaciones. Si tenemos en cuenta la postura de Vázquez, que como hemos dicho amplía el campo de análisis de las causas de las variaciones, por lo cual éstas pueden desglosarse aún mas. De los cuatro motivos que según Vázquez pueden provocar desviaciones, los tres primeros afectan a éste elemento del costo (diferencias entre los precios reales y los estándar; diferencias entre las cantidades reales y las estándar; utilización de las Materias Primas y Mano de Obra en proporciones diferentes a las expresadas en la mezcla).
El análisis de las variaciones es similar al efectuado por Neuner, pero con algunas variantes. La primera diferencia es que Vázquez considera que hay mas de una alternativa para justificar las diferencias de precios y cantidades, y por otro lado como hemos visto introduce un tercer factor de variación que es la mezcla estándar, lo cual provocará que la variación cantidad quede desglosada.
Vázquez demuestra gráficamente, las variaciones de materiales del siguiente modo:
Alternativa 1
En el rectángulo horizontal se observa que el precio real es superior al precio estándar, en tanto que en el restante se observa que la cantidad real también es superior a la estándar. La variación total será igual a la suma de ambos rectángulos.
Pero esa no es la única forma de justificar la variación total Una segunda alternativa según Vázquez sería:
Variación Precio = (Pr - Pe) x Qe
Variación Cantidad = (Qr - Qe) x Pr
Alternativa 2
Y una tercer alternativa consiste en dividir las variaciones en precios de la alternativa 1 en dos partes, considerando una variación combinada:
Variación Precio = (Pr - Pe) x Qe
Variación Cantidad = (Qr - Qe) x Pe
Variación Combinada = (Qr - Qe) x (Pr - Pe)
La mayoría de los autores puestos a seleccionar, se inclinan por la primer alternativa, si bien puede emplearse cualquiera de las dos restantes. Quienes defienden la segunda alternativa sostienen que cuando la fábrica utiliza mas material, eso se debe al trabajo defectuoso, y por lo tanto ese mayor consumo debe valorizarse a los costos reales, dado que la responsabilidad del departamento de Compras se reduce a adquirir los volúmenes normales.
Variación por Mezcla de Materiales
Cuando en la fabricación de un producto se utilizan varias materias primas que se combinan en una proporción estándar, es posible calcular una variación por mezcla que muestre la diferencia entre la cantidad real de materiales usados y la proporción estándar, valorizada a precios estándar.
Determinación de las Variaciones:
1- Variación Total:
Costo Estándar: 1.000 uds. a $ 64 = $ 64.000.-
Costo Real: = $ 72.000.-
Variación Total: (Negativa) ($ 8.000.-)
1.1- Variación Precio:
Variación total Precio = -28,00 x 1.000 = $ 28.000.- (Negativa)
1.2- Variación Cantidad:
Si seguimos el análisis clásico (postura de Neuner) haríamos lo siguiente para analizar la variación cantidad:
Con lo cual sumando ambas variaciones llegamos a la variación total:
Variación Precio: (28.000)
Variación Cantidad: 20.000
Variación Total: (8.000)
El análisis que propone Vázquez onsiste en desglosar la variación cantidad en dos componentes: variación cantidad propiamente dicha y variación por mezcla de materiales. Para ello es necesario contar con dos datos adicionales: los porcentajes de la mezcla de materiales y el precio promedio ponderado estándar de los materiales.
Obviamente sumando las tres variaciones tenemos que llegar a la variación total:
Variación Precio: (28.000)
Variación Cantidad propiamente dicha: 16.000.-
Variación por mezcla de materiales: 4.000.-
Variación Total: (8.000)
Fijación de la Responsabilidad por las Variaciones
La responsabilidad por las variaciones en el costo de los materiales suelen recaer en el departamento de compras o en el departamento de producción.
Las variaciones de precios se originan porque no siempre es posible adquirir los materiales a los valores estándar. Ello puede deberse a:
Aumentos imprevistos que tuvieron lugar luego que se establecieron los costos estándar: escasez de materiales, fletes mas elevados, incremento de impuestos, conflictos bélicos en el lugar de origen de la materia prima, etc.
Compras ineficientes: descuentos y bonificaciones no aprovechadas, etc.
Presiones inflacionarias sobre los precios en general.
Las variaciones en la cantidad son originadas al consumirse mayor o menor número de unidades físicas que las pronosticadas por el costo estándar. Esas diferencias cuando son negativas son causadas por:
Ineficiencias en la producción, provocadas por los operarios.
Maquinaria en malas condiciones o inadecuadas.
Mala calidad de los materiales.
En cuanto a las variaciones por mezcla de materiales, éstas pueden surgir por disposiciones tomadas por el departamento de Especificaciones, por Compras o por el jefe de fábrica que los utiliza.
Variaciones en Mano de Obra
Del mismo modo que con materia prima, comencemos analizando la postura de Neuner. Éste sostiene que análogamente a las variaciones de materiales, puede suponerse que aquí los desvíos se deben a variaciones en el precio o en la cantidad. Con todo, es frecuente dar a esas variaciones los nombres de Variación en el Tiempo o en la Eficiencia y Variación en el Costo o en la Tarifa.
Variación Tarifa, Costo o Precio
La variación tarifa se calcula de la siguiente manera:
(Tr - Te) x Hr
Donde:
Tr: Tarifa real.
Te: Tarifa estándar.
Hr: Cantidad de horas reales de mano de obra.
Aquí no se presenta como en materiales la posibilidad de computar la variación en el momento de la compra o del consumo, porque aquí el período en que se utiliza la mano de obra es el mismo en que se abona.
Otra manera de hacer el mismo cálculo consiste en restar del costo total de la mano de obra a tarifa real, el costo total de la mano de obra a tarifa estándar:
Variación Tarifa = Costo Real Total - Costo Estándar Total
Variación Tiempo, Eficiencia o Cantidad
La variación en el tiempo es la diferencia entre las horas de mano de obra que debieron haberse empleado y las efectivamente utilizadas, valuadas ambas a costo estándar. Puede calcularse así:
Variación Tiempo = (Hr - He) x Te
Hasta aquí analizamos la postura de Neuner. Vázquez, por su parte considera que la mano de obra, al igual que los materiales está sujeta a los mismos causales de variaciones (diferencias entre las tarifas reales y las estándar; diferencias entre las horas reales y las estándar; utilización de la Mano de Obra en proporciones diferentes a las expresadas en la mezcla).
El análisis de las variaciones es similar al efectuado por Neuner, pero con algunas variantes. La primera diferencia es que Vázquez considera que hay mas de una alternativa para justificar las diferencias de tarifa y tiempo, y por otro lado como hemos visto introduce un tercer factor de variación que es la mezcla estándar, lo cual provocará que la variación tiempo quede desglosada.
Esas son las consideraciones principales, el análisis que sigue es similar al de materiales (ver las distintas alternativas de graficación y la variación mezcla.)
Fijación de la Responsabilidad por las Variaciones
Las responsabilidad por las variaciones en el costo de la mano de obra suelen recaer en el departamento de personal (o en el departamento encargado de contratar al personal: puede que sea producción) y en el departamento de producción.
El hecho de que se emplee una cantidad de horas reales distinta que las estándar puede deberse a:
Supervisión más minuciosa o inadecuada.
Mejor o peor disposición de las máquinas; uso de herramientas defectuosas.
El departamento encargado de contratar personal, eligió trabajadores mas eficientes o menos instruidos.
Uso de un material de peor calidad que el establecido en las especificaciones, lo cual hace necesario emplear mas horas de mano de obra para realizar el mismo trabajo.
La mayor tarifa, en comparación a la estándar puede deberse a:
Aumentos de tarifa que tuvieron lugar luego que se establecieron los costos estándar, por modificación de los convenios colectivos de trabajo.
Cantidad de horas extra superiores a las previstas.
Aumento imprevisto del volumen de producción que haya hecho necesario abonar salarios mas altos.
Como dice Neuner, en muchas empresas no habrá variación Tarifa, debido a que suelen tener contratos de largo plazo con los sindicatos obreros, los cuales fijan las tarifas horarias durante un período determinado. En otras empresas, los contratos fijan el pago por pieza, y esto también elimina la variación tarifa.
Incongruencias del análisis clásico con la Gráfica, para las Variaciones en Costos Directos
Ya hemos visto que Vázquez justifica de distintos modos las variaciones en materiales y mano de obra. En realidad cuando nosotros graficamos los costos, debemos unir los datos reales correspondientes a precios con los datos reales de cantidades, así como los precios estándar con cantidades estándar. Esto es así porque lo que nosotros estamos graficando son costos, y el área que queda debajo de cada rectángulo será el costo correspondiente, ya sea real o estándar. De no hacerlo así, se presentarán una serie de incongruencias. Sigamos nuevamente a Costa y presentemos su ejemplo:
Aquí vemos que surge la incongruencia entre el método gráfico y el de fórmula propuesto por Neuner. Si aplicamos la formula de éste autor, las variaciones tienen los siguientes importes:
Variación Precio = (PR - Pe) x CRC
(4 – 5) x 3.600 = $ 3.600.- Positiva
Variación Cantidad = (Qr - Qe) x Pe
(3.600 – 2.700) x 5 = $ 4.500.- Negativa
Variación Total = + 3.600 – 4.500 = 900 Negativa
En tanto por el método grafico obtenemos las verdaderas variaciones:
Variación Precio: + $ 2.700
Variación Cantidad: - $ 3.600
Variación Total: - $ 900.-
La causa de esta incongruencia debe buscarse en el ángulo superior derecho del gráfico: al multiplicarse la variación unitaria en precios por el consumo real, el rectángulo que indica la variación precio de alarga ficticiamente hacia la derecha. Algo similar ocurre con la variación cantidad. Con ello se crea una en el ángulo superior derecho (sector de discordia) una tercera variación imaginaria, que al ser sumada por igual a la variación precio y a la variación cantidad, se neutraliza al ser restada una contra la otra, por lo que la variación total no se altera.
Ello implica que si usamos el método de fórmulas (método clásico) en lugar del método gráfico, se presenten las siguientes situaciones:
Si la variación precio es Positiva, y la variación cantidad es Negativa, se crea una variación ficticia, que se adiciona a cada variación y se elimina al restar ambas.
Cuando la variación precio es Negativa, y la variación cantidad es Positiva, ambos métodos coinciden y no hay incongruencias.
Si ambas variaciones resultan Negativas, se crea una variación combinada, que en análisis clásico se disimula por su inclusión en la variación precio.
Si ambas variaciones resultan Positivas, ocurre lo mismo que en el caso anterior, pero la variación combinada es disimulada incluyéndola en la variación cantidad.
Por lo expuesto, podemos afirmar que:
solo el método gráfico expone con claridad, efectividad y sencillez la magnitud de las variaciones, y solo este método resulta aceptable.
El método gráfico se basa en reglas claras y simples:
Cuando el estándar es superado por la realidad, tanto en precio como en cantidad, existen tres variaciones, todas ellas Negativas (variaciones precio, cantidad, y combinada).
Cuando el estándar se halla por encima de la realidad, tanto en precio como en cantidad, existen tres variaciones todas ellas Positivas.
Cuando el precio real supera al estándar, pero la cantidad real es inferior a la estándar, surgen dos variaciones: la variación precio (Negativa) y la variación cantidad (Positiva).
Cuando el precio real es inferior al estándar, pero la cantidad real es superior a la estándar, surgen dos variaciones: la variación precio (Positiva) y la variación cantidad (Negativa).
Variaciones en los Costos Indirectos de Fabricación
Así como el tratamiento de los costos indirectos de fabricación es uno de los aspectos mas intrincados de la contabilidad de costos, así también el problema de sus variaciones en estándares es uno de los mas complejos, por los factores que intervienen y por el comportamiento de éstos costos ante cambios en el volumen.
Según Neuner, las variaciones de costos indirectos de fabricación suele suponerse que se deben a tres causas:
Diferencias en el presupuesto.
Factores de Capacidad.
Factores de Eficiencia.
Para entender estas causas, repasemos brevemente los conceptos básicos sobre los costos indirectos de fabricación. Nosotros sabemos que las características básicas de éste elemento del costo son dos: la heterogeneidad de sus componentes, y el carácter indirecto de los mismos. Por ello es necesario recurrir a la asignación por medio de una cuota de aplicación, adoptando alguna base indirecta como el número de horas de mano de obra directa, o el número de horas máquina.
Pero la cuota que debe emplearse solo puede conocerse con exactitud al final del período contable (ejercicio económico), pues recién entonces se encontrarán registrados en las cuentas todos los costos indirectos de fabricación. Pero nosotros necesitamos calcular los costos unitarios durante el período contable. Por lo tanto la cuota de costos indirectos de fabricación suele basarse el cálculos presupuestarios; esto es, se la determina calculando los costos indirectos de fabricación totales y calculando el número total de horas de mano de obra directa o de horas máquina que habrá que emplear.
Variación Total
Los costos indirectos de fabricación resultantes se comparan con los costos estándar aplicados a la producción, para determinar eventuales variaciones o desvíos. Y ello es así porque, seguramente los costos indirectos de fabricación aplicados (mejor dicho la carga fabril estándar) no coincidirán con los reales, y la diferencia entre ambos será la variación total de éste elemento del costo. O sea:
Variación Total = Carga Fabril Real - Carga Fabril Estándar
Las cuotas de aplicación de carga fabril se calculan de la siguiente manera:
Cuota de Aplicación = Carga Fabril Presupuestada / Nivel de Actividad Presupuestado
Cuota Fija: $ 1.000 / 1.000 hs. = $ 1 x h. de MOD
Cuota Variable: $ 2.000 / 1.000 hs. = $ 2 x h. de MOD
Cuota Total: $ 3.000 / 1.000 hs. = $ 3 x h. de MOD
La variación total sería igual a:
Carga Fabril Real: (2.000 + 1.100): $ 3.100.-
Carga Fabril Estándar: $ 3 x 900 hs.: $ 2.700.-
Variación Total (Negativa): $ 400.-
Pero esa variación total, puede y debe analizarse separándola en sus elementos componentes, que como ya dijimos serán:
Variación Presupuesto.
Variación Capacidad o Volumen.
Variación Eficiencia.
Cuando el análisis se efectúa considerando las dos primeras variaciones, se dice que se efectúa un análisis por los dos conceptos, en tanto que cuando también se introduce en el análisis la tercera se dice que se hace un análisis por los tres conceptos.
Análisis por los Tres Conceptos
Variación Presupuesto o Gasto
La cifra presupuestada de costos indirectos de fabricación usada para calcular la cuota predeterminada, puede ser distinta de la cifra de costos indirectos de fabricación reales. La variación presupuesto es el resultado de haber incurrido en costos indirectos diferentes de los presupuestados para la producción efectivamente realizada. La variación presupuesto está influida predominantemente por los costos variables.
Dicho desvío surge así:
C.F.R - (C.F.F Presup. + Cuota Vble x Nivel de Actividad Real)
Siendo:
C.F.R: Carga Fabril Real.
C.F.F: Carga Fabril Fija.
Para el ejemplo planteado:
C.F Real: 3.100.-
C.F Presup. Ajda a nivel real: 1.000 + $ 2 x 950 = 2.900.-
Variación Presupuesto (Negativa): 200.-
Variación Capacidad o Volumen
Aquí analizamos la posibilidad de que el número de horas de mano de obra o que el número de horas máquina predeterminado para calcular la cuota, sean diferentes al número de horas reales. En otras palabras, la variación capacidad es el resultado del mayor o menor aprovechamiento del nivel de actividad de planta previsto utilizar.
Así como en la variación presupuesto tenían influencia predominante los costos indirectos variables, aquí la influencia está dada por los costos fijos.
Si la producción cae por debajo o supera dicho nivel, tendremos una sub o sobre aplicación de costos fijos, lo que arrojará una diferencia o variación Negativa o Positiva respectivamente.
La fórmula para calcular ésta variación es:
(Hs. Reales - Hs. Std) x Cuota de C.F.Fija
Para el ejemplo que seguimos:
Nivel de Activ. Real: 950.-
Nivel de Actividad Estándar: 900.-
Ociosidad: 50.-
Cuota Fija: 1.-
Variación Volumen (Desf.): 50.-
Variación Eficiencia Global
Si estuviéramos en un sistema de costos histórico por órdenes, los cargos a la cuenta “Productos en Proceso -Carga Fabril-” se harían multiplicando el número de horas reales de trabajo (horas hombre u horas máquina) por la cuota predeterminada de carga fabril. Pero el Costos Estándar se propone usar un número específico de horas hombre u horas máquina, para producir una unidad dada de producto. Emplear más tiempo del que supone el costo estándar indica una ineficiencia. Por ello en un análisis de costos estándar solo se consideran como costos del producto las horas estándar; las horas en exceso se separan como variaciones en la eficiencia o en el rendimiento.
La fórmula para calcularla es la siguiente:
(Horas Reales - Horas Estándar) x Cuota Total Estándar de Carga Fabril
Para el ejemplo planteado:
(950 hs.- 900 hs.) X 3 = 150.-
Ya vimos anteriormente que la variación presupuesto está influida por los costos variables y que la variación capacidad por los fijos; pues bien, la variación eficiencia está influida por ambos tipos de costos. Por ello puede descomponerse la variación en dos partes, que por supuesto sumadas dan la variación eficiencia global:
Variación Eficiencia Variable =
(Hs. Reales - Hs. Std.) X Cuota Vble. Std. de C.F. (950 hs. - 900 hs.) x 2 = 100.-
Variación Eficiencia Fija =
(Hs. Reales - Hs. Std.) X Cuota Fija Std. de C.F. (950 hs. - 900 hs.) x 1 = 50.-
Sintéticamente, la variación presupuesto se refiere a costos variables, la variación capacidad a costos fijos y la variación eficiencia a ambos tipos de costos.
Respecto de las variaciones capacidad y eficiencia, también puede decirse que la variación capacidad se manifiesta en términos de aprovechamiento de la capacidad de planta, en tanto que la variación eficiencia lo hace en términos de la calidad de dicho aprovechamiento, vale decir si el uso de la capacidad fue adecuado o no.
Resumen:
Variación Presupuesto: $ 200.-
Variación Volumen: $ 50.-
Variación Eficiencia:
Fija: $ 50.-
Variable: $ 100.-
Variación Total $ 400.-
Análisis por los Dos Conceptos
Ya vimos que las variaciones en los costos indirectos de fabricación, puede analizarse como dos o tres conceptos. En éste análisis no consideramos la variación eficiencia, pues solo tenemos en cuenta las variaciones presupuesto y capacidad o volumen, en forma similar al método utilizado en Costos por Ordenes.
La variación Volumen surge de una utilización real de la capacidad instalada, distinta al nivel previsto en el estándar, lo cual provoca una incidencia distinta de los costos fijos. La variación Presupuesto se ocasiona en distintos costos reales, comparados con los estándares, una vez aislados los efectos de la variación volumen.
Si continuamos analizando el ejemplo anterior, la variación total de carga fabril sigue siendo obviamente de $ 400 (Negativa), ya que el análisis es igual que para los tres conceptos.
Variación Presupuesto
La variación presupuesto se calcula comparando la carga fabril real con la carga fabril presupuestada ajustada a nivel de horas estándar en lugar de horas reales. O sea:
C.I.F Reales = $ 3.100.-
Menos C.I.F Presup. Ajustada a nivel real (estándar):
C.I.F Fijos Presupuestados: = $ 1.000.-
+ C.I.F Variab. aj. a nivel std.: $ 2 x 900 hs. Std = $ 1.800.- $ 2.800.-
Variación Negativa en el Presupuesto: $ 300.-
La variación presupuesto se ha originado por el aumento de $ 100 en la carga fabril fija, y por un incremento de $ 200 en la carga fabril variable con respecto a lo que debería haber sido ( $ 2 x 900 = 1.800).
Si bien en éste caso los costos fijos aumentaron en $ 100, generalmente se supone que los mismos permanecen constantes, es decir, como han sido presupuestados, por ello, en tal caso la variación presupuesto se aplica íntegramente a la carga fabril variable.
Variación Capacidad
La variación capacidad como sabemos, indica la mayor o menor utilización de la capacidad instalada. Compara el nivel de actividad presupuestado con el nivel de actividad estándar, en lugar de comparar el nivel de actividad real con el estándar. Se calcula de la siguiente manera:
Nivel de actividad presupuestado = 1.000 hs.
Nivel de actividad estándar = 900 hs.
Ociosidad = 100 hs.
Cuota Fija Estándar: $ 1.-
Variación Volumen: = 100.-
Resumen:
Variación Presupuesto: -300.-
Variación Volumen: -100.-
Variación Total: -400.-
Fijación de la Responsabilidad por las Variaciones
Variación Presupuesto:
Algunas de las causas que originan ésta variación son:
Distinta calidad o cantidad de los materiales indirectos utilizados: es responsabilidad de Producción o de Compras.
Distinta cantidad de horas o tarifa de mano de obra indirecta utilizada: es responsabilidad de Producción o Personal.
Aumento o disminución de impuestos y servicios: es no controlable.
Variación Capacidad:
Mala programación de la producción: es responsabilidad del departamento de programación de la producción.
Variación en las horas hombre u horas máquina utilizadas: hay que analizar por que se dio esa mayor utilización. Si es por un uso de distintas categorías de obreros puede ser responsabilidad de fábrica; si se necesitaron mas horas porque la materia prima era de distinta calidad, es responsabilidad de compras.
Variación Eficiencia:
Tienen que ver con la calidad del uso de la base utilizada
Cancelación de las Variaciones en Estándar
Una vez que se han determinado las variaciones en los diferentes elementos del costo, cabe analizar cual es el destino que se les dará a esas variaciones en los informes que salen fuera de la compañía. Vázquez enciona tres posibilidades para dicho tratamiento:
Cancelarlas por cuentas de resultados en el momento en que se producen.
Repartirlas entre el costo de los productos terminados y vendidos, los terminados en existencia y los productos en proceso.
Saldarlas contra una cuenta de cargos diferidos o una previsión.
Cancelación por cuentas de Resultados
Es sin dudas la postura mas sensata, compartida por la mayoría de los autores y contadores de costos, y sostiene que las variaciones deben saldarse por medio de cuentas de resultados en el mes en que se producen.
Esta teoría se justifica en el hecho que el único costo racional y verdadero, cuando se mantiene actualizado, es el estándar. Las desviaciones representan ineficiencias que no deben formar parte del costo del producto. Por ello, los inventarios que aparecen en el balance quedan valuados a costo estándar.
Los conceptos mencionados admiten sin embargo una excepción: las industrias caracterizadas por una fuerte estacionalidad. Sería impropio cancelarlas como resultado negativo en los períodos en que no hay ventas; en estos casos lo que corresponde es diferirlas y computarlas como pérdida en el momento en que se comercialice la producción.
El estado de resultados, quedaría expuesto así:
Ventas
Menos: C.P.T.V (Estándar)
Utilidad Bruta Estándar
Menos: Variaciones (detalladas)
Utilidad Bruta Real
Repartirlas entre el C.M.V, y las existencias finales
Es la postura que sostienen quienes dudan que el estándar sea el verdadero y real costo de producción. Por ello sostienen que las variaciones se deben repartir entre las existencias finales de productos en proceso, las existencias finales de productos terminados y el costo de los productos terminados y vendidos. Es considerar las variaciones de modo similar al visto en costos estimados.
De éste modo, los inventarios que aparecen en el balance quedan valuados a costo real.
Saldarlas provisoriamente contra Cargos Diferidos o Previsiones
Quienes sostienen que las variaciones deben cancelarse provisoriamente contra cuentas de cargos diferidos o previsiones (según su signo), argumentan que con el tiempo las pérdidas o ganancias tienden a compensarse, y por lo tanto conviene evitar las oscilaciones mensuales en los resultados a que ellas dan lugar.
Lo equivocada que está esta posición lo demuestra el hecho que en la práctica generalmente las variaciones son negativas, por lo cual esa compensación nunca se produce.
Distinción según la Controlabilidad de las Variaciones
Una distinción interesante es efectuada por Backer y Jacobsen, que diferencian las variaciones en controlables y no controlables.
Bajo este método, las variaciones incontrolables o relativamente incontrolables, se prorratearían entre el CPTV, y la existencia final tanto de productos en proceso como de productos terminados. Todas las otras variaciones se castigan contra los ingresos del período, dado que representan ineficiencias.
Obtención de los Datos para las Variaciones
Para computar y analizar las variaciones en estándar, es preciso obtener una serie de datos relativos a materiales, mano de obra y carga fabril, tanto estándar como real, a los efectos de efectuar las pertinentes comparaciones.
En primer lugar debemos recordar, que como dice Neuner los costos estándar pueden aplicarse tanto a costos por procesos como a costos por órdenes. Sin embargo el aplicarlos a costos por órdenes implicaría la necesidad de “determinar científicamente” el costo de cada orden de producción, lo cual encarecería el sistema. Por ello se aplica generalmente a costos por procesos.
Teniendo ello en cuenta, digamos que en procesos, para el costo del material pueden llevarse vales requisitorios, pero no son necesarios. En su lugar se llevan informes de consumo en el departamento de almacenes.
En cuanto a la mano de obra, no se suele hacer tanto hincapié en la diferencia entre mano de obra directa e indirecta, ya que la mano de obra es un costo directo para el departamento. No es necesario emplear los boletos de tiempo, y se prepara una nómina departamental para cada período.
Luis Martín Domínguez, expone en su libro “Costos por procesos y Estándares”, que para obtener esos datos, debemos recurrir a diversos registros e informes:
Particularmente, y siguiendo también a Costa, considero que los datos para los cálculos de las variaciones se obtienen de acuerdo a las siguientes pautas :
Variación Precio de materiales: el precio real lo obtengo del vale requisitorio valuado, o al costo neto total; el precio estándar obviamente de la hoja de costos estándar; y la cantidad real consumida del subdiario de requisiciones.
Variación Cantidad de materiales: se determina en el momento en que se termina el período de costos. La cantidad real la obtengo del subdiario de requisiciones; la cantidad estándar de multiplicar la PPC por el estándar físico; y el precio estándar de la hoja de costo estándar.
Variación Tarifa de mano de obra: la tarifa real es un dato que proporciona el departamento de personal, y que será el salario real abonado; la tarifa estándar la obtengo de la hoja de costo estándar; y las horas reales las obtengo de la hoja recapituladora de boletas de tiempo o del informe departamental de horas de mano de obra directa.
Variación Tiempo de mano de obra: el tiempo estándar surge de multiplicar la PPC por el estándar físico.
La carga fabril real la obtengo de las órdenes permanentes.
Algo más sobre las Variaciones en estándar: Su uso para Información Gerencial
Planos de Análisis de las Variaciones de Costos Directos
Generalmente nosotros al analizar las variaciones de los elementos directos, nos concentramos en la comparación de los costos reales con los costos estándar. En la Contabilidad de Costos el análisis finalizaba allí, pero en verdad puede ser profundizado.
Cuando nosotros tomamos al costo estándar como parámetro para evaluar el desempeño de un responsable, lo que buscamos es medir la eficiencia de los procesos fabriles.
Eficacia es para Etzioni, alcanzar un objetivo, eficiencia es alcanzarlo con el menor costo posible. En otras palabras, eficiencia es realizar correctamente la tarea, y será mas eficiente quien la realiza con menor cantidad de insumos o, quien con la misma cantidad de insumos logra un mayor rendimiento.
Si lo que se utiliza para medir el desempeño deja de ser el estándar y pasa a ser el presupuesto de la empresa, lo que pretendemos medir es la eficacia del responsable, en alcanzar o no las metas fijadas en el presupuesto.
Eficacia consiste en hacer la tarea que debe ser realizada, no se trata de analizar la mayor o menor utilización de recursos, sino de cumplir o no con el compromiso previo.
Siendo que ambos conceptos resultan importantes, es por ello que el control presupuestario se realiza en dos planos: el plano eficacia y el plano eficiencia.
Cuando el parámetro empleado para evaluar el desempeño de un responsable es el costo estándar (y en tal caso se pretende medir la eficiencia) el máximo de variaciones que pueden surgir son tres (precio, cantidad y combinada). Si por el contrario lo que utilizamos para medir el desempeño deja de ser el estándar y se lo reemplaza por el presupuesto de la empresa, el esquema se amplia con la inclusión de nuevas variaciones que además de medir la eficiencia pretenden medir la eficacia del responsable de un sector.
Para analizar las variaciones con este nuevo esquema, debemos utilizar un nuevo sistema: la graficación tridimensional. Así se logra una visualización mas adecuada de los desvíos: un largo y ancho reflejarán la eficiencia, en tanto que la altura medirá la eficacia en las tareas.
Sigamos con el ejemplo presentado anteriormente y agreguemos el dato referido a la presupuestación para calcular ahora las variaciones completas en los dos planos:
Con lo cual nuestras variaciones quedan en los siguientes importes:
Plano Eficacia:
Variación en la Cantidad = (3.000 – 2.700) x 5 = 1.500.- Positiva.
Plano Eficiencia:
Variación Precio = (5 – 4) x 2.700 = 2.700.- Positiva.
Variación Cantidad: = (3.600 – 2.700) x 4 = 3.600.- Negativa
-----------
Variación Total: = 600.- Positiva.
Debido a que hemos agregado un nuevo elemento en el análisis (el presupuesto) la variación total ahora se calcula por la diferencia entre el presupuesto y la realidad, constituyendo el estándar el nexo entre ambos planos.
Sobre las Variaciones Mezcla
Cuando en un proceso fabril, se pretende elaborar más de un producto simultáneamente, dicha producción puede originarse con un solo material o con una combinación de distintos materiales.
CONCLUSIONES
El costo Estándar es utilizado para proyecciones, planes de producción de los centros fabriles, y para la tarea de presupuestación, contribuyendo a todo esto con la ventaja que significa contar con un costo unitario correcto y previo.
Es una herramienta fundamental para retroalimentar el proceso decisorio, ya que permite un control ágil y permanente. En ese sentido debemos enfatizar que el estándar es un costo Posible de alcanzar y mas aun es un costo que es necesario alcanzar.
Hemos visto que el desvío es resultante de la variación observable entre el parámetro y la realidad, siendo el primero la meta observable a la cual se desea arribar. Siendo de tal importancia, adquiere un valor superlativo el método empleado para analizar los desvíos en los costos. Es por ello que se quiere dejar en claro que al respecto:
Solo el método grafico expone adecuadamente los desvíos, a diferencia del método de fórmula propuesto por Neuner.
Cuando además utilizamos los datos como información gerencial debemos extender el análisis, y en ese sentido cobra importancia el plano de la eficacia, como meta presupuestaria a lograr.
http://www.google.es/search?sourceid=navclient&aq=t&hl=es&ie=UTF-8&rlz=1T4ADBF_esMX246MX247&q=VARiaciones+en+costo+estandar+y+su+tratamient
5. METODOS VANGUARDISTAS DE CONTROL PRESUPUESTAL “PLANEACIÓN ESTRATÉGICA”
5.1 CONCEPTO
Consiste en realizar un mapa de las probables decisiones que una organización puede tomar en el futuro o la ruta de acción. En ambos casos se enfrenta la incertidumbre ¿Qué pasará en el futuro y como actuar para alcanzarlos planes que se han establecido?
La interacción del entorno y la habilidad para manipular de forma proactiva las variables internas y externas que nos permitan aprovechar nuestras fortalezas y oportunidades.
5.2 ANALISIS DEL AMBIENTE INTERNO Y EXTERNO
Las empresas deben considerar que existen variables exógenas (externas) y endógenas (internas) las cuales tienen impactos positivos y negativos en la misma. Las variables endógenas se generan por los altos niveles jerárquicos (directivos, jefes de área, dueños, entre otros) y tiene como objetivo lograr la misión de la organización. Por su naturaleza son mas controlables y se pueden modificar casi instantáneamente ya que dependen de la empresa.
Factores internos: capital, maquinaria, recurso humano, organización, terreno y edificio.
Factores externos: clientes (gustos y preferencias), competencia, mercado, situaciones macroeconómicas.
5.3 PLANEACIÓN Y ACCIONES A SEGUIR
La planeación es relevante para posibilitar el logro de los objetivos de una organización. Para llevar a cabo una correcta planeación es necesario seguir las siguientes acciones:
a) Establecer ¿Qué se quiere hacer?
b) ¿Cómo se va a hacer?
5.4 CONTROL Y SEGUIMIENTO
Para dar seguimiento a lo planeado es necesario ejecutar el control, el cual es una de las partes indispensables en el proceso de desarrollo de una empresa, el control se ha constituido como un paso que determinara la verdadera dirección para darle el seguimiento que tomara la organización. El control es el proceso para determinar lo que se esta llevando acabo, valorarlo, y si es necesario aplicando medidas correctivas de manera de que la ejecución se desarrolle de acuerdo con lo planeado.
Los elementos que deben tomarse en cuenta para que surja el control son:
- Relación con lo planeado.
- Medición.
- Detectar desviaciones.
- Establecer medidas correctivas.
5.5 REPLANTEAMIENTO DE OBJETIVOS Y ACCIONES
Dentro del control se manejan principios necesarios para su buen funcionamiento:
-Equilibrio
-Objetivo
-Oportunidad
- Desviaciones
-Coste habilidad
-Excepción
-Función controlada
Al controlar debemos analizar si todo lo que planeamos y organizamos se esta llevando acabo en tiempo o en cantidad correcta así como evitar tiempos críticos que generan costos extras.
Si al evaluar se detecta serias desviaciones será necesario replantear los objetivos y las acciones, estas se puede por medio de:
-Modernizar los sistemas de control
-Diseñar manuales de operación generales que indiquen las actividades de las principales funciones.
-Comparar que cada objetivo este actualizado pero que no se aparte de la misión.
- Recordar que los objetivos deben ser cuantificables y que abarquen un tiempo determinado.
5.6 EL PROCESO DE PLANEACION ESTRATEGICA EN LAS EMPRESAS
La planeación estrategicaes un sistema gerencial que se concentraen los objetivos factibles de lograr y en que negocio o area de competir.
El poceso para una planeación estrategica es:
A) El provenir de las decisiones actuales.
Implica analizar la cadena de concecuencias y efectos futuros relacionados con una decisión real o intencionada que tomara el director.
B)Establecer metas organizacionales: Definir estrategías,metas y políticas y desarrolar planes detallados que muestren una organización con base con una realidad analizada.
C) La planeación estrategica:
Es una actitud una forma de vida requiere de dedicación para actuar con base en la obsevación del futuro. Representa un proceso mental y un ejercicio intelectual.
D) Formar una estructura: La cual une tres tipos de planes fundamentales que son:
Planes estrategicos
Programa a mediano plazo
Presupuestos a corto plazo
Planes operativos
La planeación estrategía es el esfuerzo sistemático de una empresa para establecer sus proposítos, objetivos, políticos y estrategías básicas para desarrollar planes detallados.
